Convocator Consiliul de Administrație al Societății COMVEX S.A.

Consiliul de Administrație al Societății COMVEX S.A. Constanța prin Președintele Consiliului de Administrație, înregistrată la Registrul Comerțului Constanța sub nr. J13/622/1991, Cod Unic de Înregistrare 1909360, cu sediul în Constanța, Incinta Port, Dana 80 - 84 Jud. Constanța, (denumită în continuare „Societate” sau „Comvex”),
În temeiul Legii Societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale Legii nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale prevederilor Regulamentului nr. 5/2018 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață, cu modificările și completările ulterioare, precum și ale Actului constitutiv al Societății,
 
CONVOACĂ:
 
Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor Societății (denumită în continuare „AGOA”), la sediul Societății, din Constanța, Incinta Port Constanța, Dana 80-84, Jud. Constanța, în data de 22 Ianuarie 2024, ora 12:00, pentru toți acționarii înscriși în Registrul Acționarilor Societății, ținut de Depozitarul Central S.A., la sfârșitul zilei de 12 Ianuarie 2024, considerată drept Dată de Referință pentru prezenta Adunare. În cazul în care la data menționată nu se vor întruni cerințele de cvorum necesare pentru desfășurarea AGOA, se convoacă și se fixează, în temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua Adunare Generală Ordinară a Acționarilor Societății pentru data de 23 Ianuarie 2024 ora 12:00, în același loc, cu aceeași ordine de zi și aceeași Dată de Referință.
Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor va avea următoarea ordine de zi:
Numirea societății PRICEWATERHOUSECOOPERS AUDIT S.R.L., cu sediul în București, Bulevardul POLIGRAFIEI, Nr. 1A, ANA TOWER, Etaj 24/3, Sector 1, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/17223/1993, având CUI RO4282940, ca auditor financiar al Societății, pentru o perioadă de 3 ani, începând cu data de 25 Ianuarie 2024.
Împuternicirea Președintelui Consiliului de Administrație, domnul Viorel Panait, pentru încheierea contractului de audit financiar.
Aprobarea datei de 16 Februarie 2024 ca Dată de Înregistrare a acționarilor, în conformitate cu prevederile art. 87 alin. (1) din Legea nr 24/2017 (R) și art. 2 alin. (2) lit. f) din Regulamentul nr. 5/2018.
Aprobarea datei de 15 Februarie 2024 ca dată „ex date”, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din  Regulamentul nr. 5/2018 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață;
Împuternicirea domnului Viorel PANAIT și a doamnei Mădălina MILITARU pentru semnarea, individual sau împreună, a documentelor legate de hotărârile adoptate și pentru efectuarea tuturor formalităților necesare înregistrării și publicării fiecărei hotărâri luate în cadrul AGOA la autoritățile competente, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
 
INFORMAȚII DETALIATE PRIVIND DREPTURILE ACȚIONARILOR ȘI PROCEDURĂ

 
Dreptul acționarilor Societății de a solicita introducerea de noi puncte pe ordinea de zi și de a prezenta proiecte de hotărâre
Acționarii reprezentând, individual sau împreună, cel puțin 5% din capitalul social al Comvex au dreptul, în condițiile legii, să solicite introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA, precum și să prezinte proiecte de hotărâre pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA.
Fiecare nou punct propus trebuie să fie însoțit de o justificare sau de un proiect de hotărâre propus spre aprobare AGOA.
Aceste drepturi vor fi exercitate numai în scris, iar documentele conținând propunerile formulate vor fi transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă, la adresa agaianuarie2024@comvex.ro, astfel încât acestea să fie primite de către Societate până la sfârșitul programului zilnic de lucru (ora 16:00) al ultimei zile a termenului, în termen de cel mult 15 zile de la data publicării prezentului convocator, respectiv până cel târziu la data de 5 Ianuarie 2024, ora 16:00, menționându-se la subiectul e-mailului „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”, sau vor fi transmise personal, prin poștă sau servicii de curierat și depuse/primite, la sediul Societății, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societății până la sfârșitul programului zilnic de lucru (ora 16:00) în termen de cel mult 15 zile de la data publicării prezentului convocator, respectiv până cel târziu la data de 5 Ianuarie 2024, ora 16:00, menționând pe plic în clar „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”.
În vederea dovedirii calității de acționar al Comvex, acționarii vor transmite Societății următoarele documente emise de către Depozitarul Central S.A. sau de către persoanele care desfășoară activități de custodie în condițiile prevăzute de Legea nr. 24/2017 (R) și Regulamentul nr. 5/2018:
extrasul de cont din care rezultă calitatea de acționar și numărul de acțiuni deținute;
documente care atestă înscrierea informației privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A.
Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal întocmite într-o limbă străină, alta decât limba engleză, vor fi însoțite de o traducere realizată de un traducător autorizat în limba română sau în limba engleză.

 
Dreptul acționarilor de a adresa întrebări referitoare la ordinea de zi
Orice acționar interesat al Comvex, înregistrat la Data de Referință, are dreptul de a adresa, în scris, întrebări privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA.
Întrebările vor fi formulate în scris, și transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă, la adresa de e-mail agaianuarie2024@comvex.ro, astfel încât acestea să fie primite de către Societate până la sfârșitul programului zilnic de lucru (ora 16:00) din data de 19 Ianuarie 2024, menționându-se la subiectul e-mailului “Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”, sau vor fi transmise personal, prin poștă sau servicii de curierat și depuse/primite, la sediul Societății, astfel încât ele să fie înregistrate ca primite la registratura Societății până la sfârșitul programului zilnic de lucru (ora 16:00) din data de 19 Ianuarie 2024, menționându-se pe plic în clar: „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”.
Societatea poate răspunde inclusiv prin postarea răspunsului pe website-ul propriu, la secțiunea întrebări frecvente, în format întrebare-răspuns, iar pentru întrebările cu același conținut va formula un răspuns general. Dreptul de a adresa întrebări și obligația Societății de a răspunde vor fi condiționate de protejarea confidențialității și a intereselor Societății.
Întrebările privind punctele de pe ordinea de zi vor fi însoțite de următoarele documente necesare identificării acționarului:
În cazul acționarilor persoane fizice: copia actului de identitate al acționarului persoană fizică (BI/CI/Pașaport/Legitimație de ședere sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție);
În cazul acționarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se constată pe baza listei acționarilor Comvex de la Data de Referință, primită de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, dacă acționarii nu au informat la timp Depozitarul Central S.A. în legătură cu reprezentantul lor legal sau nu este menționată această informație în lista acționarilor Comvex de la Data de Referință primită de la Depozitarul Central S.A., atunci acționarii persoane juridice vor prezenta și un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada eliberată de Registrul Comerțului sau de o altă autoritate similară din statul în care acționarul este înmatriculat, aflată în termenul de valabilitate, în copie sau scanată, în cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronică);
Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepția actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoțite de o traducere realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.
 
Dreptul acționarilor Societății de a participa la Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor
La AGOA sunt îndreptățiți să participe și își pot exercita dreptul de vot numai acționarii Societății înregistrați în Registrul Acționarilor Societății la Data de Referință 12 Ianuarie 2024, conform prevederilor legale și ale Actului constitutiv, personal (prin reprezentanți legali, pentru persoanele juridice) sau prin reprezentant (pe bază de Împuternicire specială sau generală, în condițiile legii, sau Declarația pe proprie răspundere dată de custode), cu respectarea restricțiilor legale, sau, înainte de AGOA, prin corespondență (pe bază de Buletin de vot prin corespondență).
Accesul și/sau votul prin corespondență al acționarilor Societății îndreptățiți să participe la AGOA este permis prin simpla probă a identității acestora făcută, în cazul acționarilor persoane fizice ai Comvex, cu actul de identitate (buletin de identitate/carte de identitate pentru cetățenii români sau, după caz, pașaport/legitimație de ședere pentru cetățenii străini sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție) și, în cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate/carte de identitate pentru cetățenii români sau, după caz, pașaport/legitimație de ședere pentru cetățenii străini sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție).
 
Reprezentanții acționarilor persoane fizice ai Comvex vor fi identificați pe baza actului de identitate (buletin de identitate/carte de identitate pentru cetățenii români sau, după caz, pașaport/legitimație de ședere pentru cetățenii străini sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție), însoțit de Împuternicirea specială sau generală semnată de către acționarul persoană fizică al Societății.
Reprezentanții acționarilor persoane juridice ai Comvex își vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin de identitate/carte de identitate pentru cetățenii români sau, după caz, pașaport/legitimație de ședere pentru cetățenii străini sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție), însoțit de Împuternicirea specială sau generală semnată de reprezentantul legal al persoanei juridice respective.
Calitatea de acționar, precum și în cazul acționarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se constată în baza listei acționarilor Comvex de la Data de Referință, primită de la Depozitarul Central S.A.
În situația în care: (i) acționarii persoane fizice nu și-au înregistrat în sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile și actualizate, atunci vor prezenta și copia actului de identitate actualizat (buletin, carte de identitate/ pașaport/ permis de ședere sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție); (ii) reprezentantul legal al acționarilor persoane juridice nu este menționat în lista acționarilor Comvex de la Data de Referință primită de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta și un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului împuternicirii speciale (dovada eliberată de Registrul Comerțului sau de o altă autoritate similară din statul în care acționarul este înmatriculat, aflată în termenul de valabilitate, în copie sau scanată, în cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronică).
Informații privind Împuternicirile generale și speciale, precum și cele privind Votul prin corespondență sunt menționate la literele D), E) și F) de mai jos.
Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepția actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoțite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.
 
Împuternicirile generale
Acționarii Societății înregistrați la Data de Referință pot fi reprezentați prin reprezentant desemnat, pe bază de Împuternicire generală acordată în conformitate cu prevederile art. 202 alin. (1) din Regulamentul nr. 5/2018.
Societatea nu impune un anumit format pentru Împuternicirea generală.
Înainte de prima lor utilizare, Împuternicirile generale se vor depune/expedia în copie, cuprinzând mențiunea conformității cu originalul sub semnătura reprezentantului, însoțite de documentele aferente, astfel încât acestea să fie înregistrate ca primite la registratura Societății până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00, menționând pe plic în clar „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”.
Împuternicirile generale, însoțite de documentele aferente, pot fi transmise și prin e-mail cu semnătură electronică extinsă, la adresa de e-mail agaianuarie2024@comvex.ro, astfel încât acestea să fie înregistrate ca primite la Societate până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00, menționându-se la subiectul e-mailului „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”, conform celor de mai sus.
Împuternicirile generale în copie, cuprinzând mențiunea conformității cu originalul sub semnătura reprezentantului, vor fi reținute de Societate, făcându-se mențiune despre aceasta în procesul verbal al AGOA. Împuternicirile generale sunt valabile pentru o perioadă care nu va putea depăși 3 ani, dacă părțile nu au prevăzut în mod expres un termen mai mare.
Acționarii Comvex pot să transmită notificarea desemnării reprezentantului doar în scris, fie personal, fie prin poștă, prin servicii de curierat sau prin mijloace electronice. Societatea pune la dispoziția acționarilor Comvex care doresc să notifice desemnarea reprezentantului prin mijloace electronice adresa de e-mail agaianuarie2024@comvex.ro.
Pentru validitatea mandatului, reprezentantul trebuie să aibă calitatea fie de intermediar (în conformitate cu prevederile art. 2 alin. 1 pct. 19 din Legea nr. 24/2017 (R)) fie de avocat, iar acționarul Comvex să fie client al acestora. De asemenea, reprezentantul nu trebuie să se afle într-un conflict de interese, ce poate apărea în special în unul dintre următoarele cazuri:
(a) este acționar majoritar al Societății, sau o altă persoană, controlată de respectivul acționar;
(b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Societății, al unui acționar majoritar sau al unei persoane controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
(c) este un angajat sau un auditor al Societății ori al unui acționar majoritar sau al unei entități controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
(d) este soțul, ruda sau afinul până la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevăzute la lit. (a) – (c) de mai sus.
Împuternicitul nu poate fi substituit de o altă persoană decât în cazul în care acest drept i-a fost conferit în mod expres de către acționar prin împuternicire. Dacă persoana împuternicită este o persoană juridică, aceasta poate să își exercite mandatul primit prin intermediul oricărei persoane ce face parte din organul de administrare sau de conducere sau dintre angajații săi.
Împuternicirea generală trebuie să fie semnată de acționarul Comvex, inclusiv prin atașarea de semnătură electronică extinsă, dacă este cazul și trebuie să fie însoțită de o declarație pe propria răspundere dată de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit împuternicirea de reprezentare prin împuternicire generală, din care să reiasă (i) că împuternicirea este acordată de respectivul acționar al Comvex, în calitate de client, intermediarului, sau după caz, avocatului și (ii) că împuternicirea generală este semnată de către acționar, inclusiv prin atașare de semnătură electronică extinsă, dacă este cazul; declarație care va fi depusă în original la Societate, odată cu depunerea Împuternicirii generale, semnată și, după caz, ștampilată.
Totodată acționarii persoane fizice ai Comvex vor transmite Societății și copia actului de identitate al acestora (BI/ CI/ Pașaport/ Legitimație de ședere sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție).
Calitatea de reprezentant legal al acționarilor persoane juridice ai Societății se constată pe baza listei acționarilor Comvex de la Data de Referință, primită de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, dacă acționarii Societății nu au informat la timp Depozitarul Central în legătură cu reprezentantul lor legal sau nu este menționată această informație în lista acționarilor Comvex de la Data de Referință primită de la Depozitarul Central S.A., atunci acționarii persoane juridice ai Societății vor prezenta și un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada eliberată de Registrul Comerțului sau de o altă autoritate similară din statul în care acționarul este înmatriculat, aflată în termenul de valabilitate, în copie sau scanată, în cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronică).
Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepția actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoțite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.
 
Împuternicirile speciale
Acționarii Comvex înregistrați la Data de Referință pot fi reprezentați prin reprezentant desemnat, pe bază de Împuternicire specială.
Împuternicirea specială este valabilă doar pentru AGOA pentru care a fost acordată de către acționarul Comvex, trebuie să aibă formatul pus la dispoziție de Societate și trebuie să conțină Instrucțiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (respectiv vot „pentru”, vot „împotrivă” sau „abținere”).
Formularele de Împuternicire specială pentru reprezentarea acționarilor Comvex în AGOA, disponibile în limba română și în limba engleză, pot fi obținute de pe website-ul Societății www.comvex.ro sau de la sediul Societății începând cu data de 20 Decembrie 2023.
Împuternicirea specială se va întocmi în trei exemplare originale (unul pentru acționarul Societății, unul pentru reprezentant și unul pentru Societate), prin completarea în limba română sau în limba engleză a formularului de Împuternicire specială pus la dispoziție de către Societate.
Pentru punctul nr. 1 de pe ordinea de zi, pentru care votul este secret, se va folosi formularul de Împuternicire specială dedicat acestui punct, iar pentru punctele  2, 3, 4 și 5 de pe ordinea de zi, se va folosi formularul de Împuternicire specială dedicat acestor puncte pus la dispoziție de către Societate.
Un exemplar original al Împuternicirii speciale dedicate punctului nr. 1 de pe ordinea de zi, completată și semnată de către acționar, în limba română sau în limba engleză, se va introduce într-un plic separat, închis, menționând pe plic în clar „Confidențial” și care va fi introdus la rândul său, în plicul conținând Împuternicirea specială dedicată celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA, completată și semnată de acționar în limba română sau în limba engleză, însoțită de documentele aferente. Împuternicirile anterior menționate vor fi depuse la registratura Societății în plic închis (ce va avea mențiunea „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”), până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00, sau vor fi transmise în original, prin poștă/servicii de curierat, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societății până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00.
Împuternicirea specială pentru punctele 2, 3, 4, și 5 de pe ordinea de zi a AGOA, semnată, având atașată semnătură electronică extinsă, însoțită de documentele aferente, se poate transmite și prin mijloace electronice utilizând adresa de e-mail agaianuarie2024@comvex.ro, menționându-se la subiectul e-mailului „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”, astfel încât aceasta să fie înregistrată ca primită la registratura Societății până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00, conform celor de mai sus. Împuternicirea specială pentru punctul 1 de pe ordinea de zi a AGOA, semnată, având atașată semnătură electronică extinsă, se va transmite printr-un e-mail distinct, utilizând adresa de e-mail agaianuarie2024@comvex.ro, menționându-se la subiectul e-mailului „Confidențial – Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”, astfel încât aceasta să fie înregistrată ca primită la registratura Societății până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00, conform celor de mai sus.
Împuternicirile speciale care nu sunt înregistrate la registratura Societății până la termenele menționate mai sus nu vor fi luate în calcul pentru determinarea cvorumului de prezență și de vot în AGOA.
Verificarea și validarea Împuternicirilor speciale depuse la Societate se va face de către membrii Secretariatului AGOA, desemnați conform legii, aceștia urmând a păstra confidențialitatea instrucțiunilor de vot, până la momentul în care sunt cunoscute și celelalte voturi exprimate în secret de acționarii prezenți sau de reprezentanții acționarilor care participă la AGOA.
Acționarii Societății pot să transmită notificarea desemnării reprezentantului doar în scris, fie personal, fie prin poștă, prin servicii de curierat sau prin mijloace electronice. Societatea pune la dispoziția acționarilor Comvex care doresc să notifice desemnarea reprezentantului prin mijloace electronice adresa de e-mail agaianuarie2024@comvex.ro.
Pentru exercițiul valid al dreptului de vot prin Împuternicire specială, acționarii persoane fizice vor transmite și copia actului de identitate al acționarului persoană fizică (BI/ CI/ Pașaport/ Legitimație de ședere, sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție). Calitatea de reprezentant legal al acționarilor persoane juridice ai Comvex se constată pe baza listei acționarilor Comvex de la Data de Referință, primită de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, dacă acționarii nu au informat la timp Depozitarul Central S.A. în legătură cu reprezentantul lor legal sau nu este menționată această informație în lista acționarilor Comvex de la Data de Referință primită de la Depozitarul Central S.A., atunci acționarii persoane juridice ai Societății vor prezenta și un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada eliberată de Registrul Comerțului sau de o altă autoritate similară din statul în care acționarul este înmatriculat, aflată în termenul de valabilitate, în copie sau scanată în cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronică).
Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepția actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoțite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.
La completarea Împuternicirilor speciale acționarii Societății sunt rugați să țină cont de posibilitatea completării ordinii de zi a AGOA cu noi puncte sau propuneri de hotărâri, caz în care ordinea de zi va fi completată și disponibilă începând cu data de 11 Ianuarie 2024. În această ipoteză, Împuternicirile speciale vor fi actualizate și puse la dispoziția acționarilor Societății, putând fi obținute de aceștia de la sediul Societății sau de pe website-ul Societății www.comvex.ro începând cu data de 11 Ianuarie 2024.
 
Votul prin corespondență
Acționarii Societății înregistrați la Data de Referință își pot exercita votul prin corespondență, înainte de AGOA.
Buletinul de vot prin corespondență trebuie să aibă formatul pus la dispoziție de Societate și trebuie să conțină instrucțiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA (respectiv vot „pentru”, vot „împotrivă” sau „abținere”).
Buletinul de vot prin corespondență pentru AGOA, în limba română și în limba engleză poate fi obținut de la sediul Societății sau de pe website-ul Societății www.comvex.ro începând cu data de 20 Decembrie 2023.
Pentru punctul nr. 1 de pe ordinea de zi, pentru care votul este secret, se va folosi Buletinul de vot prin corespondență dedicat acestui punct, iar pentru punctele  2, 3, 4, și 5 de pe ordinea de zi, se va folosi Buletinul de vot prin corespondență dedicat acestor puncte, pus la dispoziție de către Societate.
Buletinul de vot prin corespondență, dedicat punctului nr. 1 de pe ordinea de zi, completat și semnat de acționar, în original, în limba română sau în limba engleză, se va introduce într-un plic separat, închis, menționând pe plic în clar „Confidențial” și care va fi introdus la rândul său, în plicul conținând Buletinul de vot prin corespondență dedicat celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA, completat și semnat de acționar în limba română sau în limba engleză și documentele aferente; acestea vor fi depuse în original la registratura Societății în plic închis (ce va avea mențiunea „Vot prin corespondență – Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”), până la data de 22 Ianuarie 2024, ora 12:00, sau vor fi transmise în original prin poștă/servicii de curierat, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societății până la data de 22 Ianuarie 2024, ora 12:00.
 
Buletinul de vot prin corespondență pentru punctele 2, 3, 4, și 5 semnat, având atașată semnătură electronică extinsă, însoțit de documentele aferente, se poate transmite și prin mijloace electronice utilizând adresa de e-mail agaianuarie2024@comvex.ro, menționându-se la subiectul e-mailului „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”, astfel încât acesta să fie înregistrat ca primit la Societate până la data de 22 Ianuarie 2024, ora 12:00.
Buletinul de vot prin corespondență pentru punctul nr. 1 de pe ordinea de zi a AGOA, semnat, având atașată semnătură electronică extinsă, se va transmite printr-un e-mail distinct, utilizând adresa de email agaianuarie2024@comvex.ro, menționându-se la subiectul e-mailului „Confidențial – Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”, astfel încât acesta să fie înregistrat ca primit la Societate până la data de 22 Ianuarie 2024, ora 12:00 conform celor de mai sus.
Centralizarea, verificarea și ținerea evidenței Buletinelor de vot prin corespondență se va face de către membrii Secretariatului AGOA, desemnați conform legii, aceștia urmând a păstra confidențialitatea voturilor exprimate, până la momentul în care sunt cunoscute și celelalte voturi exprimate în secret de acționarii prezenți sau de reprezentanții acționarilor care participă la AGOA.
Pentru exercițiul valid al dreptului de vot prin corespondență, acționarii persoane fizice ai Comvex vor transmite Societății și copia actului de identitate al acționarului persoană fizică (BI/ CI/ Pașaport/ Legitimație de ședere, sau alt document similar emis de o autoritate competentă din orice jurisdicție). Calitatea de reprezentant legal al acționarilor persoane juridice ai Societății, se constată pe baza listei acționarilor Comvex de la Data de Referință, primită de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, dacă acționarii Societății nu au informat la timp Depozitarul Central S.A. în legătură cu reprezentantul lor legal sau nu este menționată această informație în lista acționarilor Comvex de la Data de Referință primită de la Depozitarul Central S.A., atunci acționarii persoane juridice ai Societății vor prezenta și un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada eliberată de Registrul Comerțului sau de o altă autoritate similară din statul în care acționarul este înmatriculat, aflată în termenul de valabilitate, în copie sau scanată în cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronică).  
Votul prin corespondență poate fi exprimat de către un reprezentant al unui acționar al Societății numai în situația în care acesta a primit din partea acționarului Comvex pe care îl reprezintă o împuternicire specială sau generală care se depune la Societate în termenul prevăzut pentru depunerea Împuternicirilor de la lit. D și E, sau în cazul în care reprezentantul este o instituție de credit care prestează servicii de custodie, cu respectarea art. 105 alin. 11 din Legea nr. 24/2017 (R).
Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepția actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoțite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.
La completarea Buletinelor de vot prin corespondență acționarii Comvex sunt rugați să țină cont de posibilitatea completării ordinii de zi a AGOA cu noi puncte sau propuneri de hotărâri, caz în care ordinea de zi va fi completată și disponibilă începând cu data de 11 Ianuarie 2024. În această ipoteză, Buletinele de vot prin corespondență în formă actualizată vor fi puse la dispoziția acționarilor Comvex, putând fi obținute de aceștia de la sediul Societății sau de pe website-ul Societății www.comvex.ro începând cu data de 11 Ianuarie 2024.
 
Declarațiile pe proprie răspundere
În cazul în care un acționar este reprezentat de o instituție de credit care prestează servicii de custodie, aceasta va putea vota în AGOA pe baza instrucțiunilor de vot primite de la acționarul Comvex, fără a mai fi necesară întocmirea unei Împuterniciri generale sau speciale de către acționar. Custodele votează în Adunarea Generală a Acționarilor exclusiv în conformitate și în limita instrucțiunilor primite de la clienții săi având calitatea de acționari la data de referință.
Instituția de credit poate participa și vota în cadrul AGOA în condițiile în care prezintă Declarația pe propria răspundere în conformitate cu art. 207 din Regulamentul nr. 5/2018, în care să se precizeze:
numele/denumirea acționarului Comvex în numele căruia instituția de credit participă și votează în cadrul AGOA;
confirmarea faptului că instituția de credit prestează servicii de custodie pentru respectivul acționar;
Un exemplar original al declarației pe proprie răspundere, semnată de reprezentantul legal al instituției de credit, în original însoțit de documentele aferente, va fi depus la registratura Societății în plic închis (ce va avea mențiunea „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”), până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00, sau va fi transmis în original, prin poștă/servicii de curierat, astfel încât să fie înregistrat ca primit la registratura Societății până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00. Declarațiile pe propria răspundere, semnate, însoțite de documentele aferente, pot fi transmise și prin e-mail cu semnătură electronică extinsă, la adresa agaianuarie2024@comvex.ro, menționând la subiect ”Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor din data de 22/23 Ianuarie 2024”, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societății până la data de 19 Ianuarie 2024, ora 16:00.
Verificarea și validarea declarațiilor pe proprie răspundere depuse la Societate se va face de către membrii secretariatului AGOA, desemnați conform legii.
 
Informații suplimentare
Începând cu data de 20 Decembrie 2023, următoarele documente pot fi descărcate de de pe website-ul Societății www.comvex.ro, Secțiunea Relația cu Investitorii/Adunarea Generală a Acționarilor,  sau pot fi consultate și obținute de acționarii Comvex, la cerere, de la sediul Societății, în zilele lucrătoare între orele 08:00 – 16:00: Convocatorul AGOA (disponibil în limba română și limba engleză); Formularele de Împuterniciri Speciale pentru reprezentarea acționarilor în AGOA, formulare care vor fi actualizate potrivit literei E de mai sus (disponibile în limba română și limba engleză); Formularele de Buletin de vot prin corespondență pentru participarea și exprimarea votului acționarilor în AGOA, formulare care vor fi actualizate potrivit literei F de mai sus (disponibile în limba română și limba engleză); Documentele și materialele informative referitoare la punctele de pe ordinea de zi a AGOA; Proiectele de hotărâri pentru punctele de pe ordinea de zi a AGOA, documente disponibile în limba română și limba engleză.
La AGOA, acționarii Societății sau reprezentanții lor vor prezenta un act de identitate valabil, în original, pentru a-și proba identitatea.
Întreaga procedura referitoare la ținerea ședinței AGOA se desfășoară în limba română. Pentru acționarii care nu cunosc limba română, Societatea pune la dispoziție traducător autorizat pentru limba engleză.
Orice și toate documentele referitoare la AGOA prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepția actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoțite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.
Prin folosirea mijloacelor electronice în cuprinsul prezentului convocator se înțelege comunicarea prin mesagerie scrisă (E-mail) exclusiv la adresa de poștă electronică agaianuarie2024@comvex.ro. Orice document prezentat în formă electronică va cuprinde semnătura electronică extinsă conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată și reglementărilor ASF.
Toate documentele pentru Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor pot fi depuse la registratura Societății, în zilele lucrătoare, doar în intervalul orar 08:00-16:00.
Informații detaliate privind drepturile acționarilor menționate sunt disponibile pe website-ul Societății www.comvex.ro.
La data convocării, capitalul social al Societății este de 29.139.927,5 lei și este format din 11.655.971 acțiuni nominative, dematerializate, cu valoarea nominală de 2,5 lei, fiecare acțiune dând dreptul la un vot în Adunarea Generală a Acționarilor Societății.
Informații suplimentare se pot obține la sediul Societății sau la numărul de telefon 0241.603051, în zilele lucrătoare, între orele 08:00 –16:00.
 
Președintele Consiliului de Administrație,
Viorel PANAIT