Masuri de recuperare si salvare a unei arhive calamitate

În contextul producerii unor inundaţii recente şi al unei prognoze meteorologice nefavorabile la nivelul întregii ţări, Arhivele Naţionale ale României reamintesc tuturor creatorilor şi deţinătorilor de arhivă obligaţiile care le revin, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, în cazul producerii de inundaţii şi alte calamităţi naturale.

Astfel, pe lângă responsabilităţile legate de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor, sarcinile creatorilor şi deţinătorilor de arhivă includ şi protecţia acestora.
Inundaţia constituie un factor de calamitate, afectând grav starea unei arhive. În consecinţă, dotarea instituţiilor cu sisteme de alarmare pentru prevenirea unor asemenea evenimente nedorite constituie un imperativ. În absenţa unor dotări tehnice specifice, efectul inundaţiei poate fi diminuat prin vizitarea zilnică a depozitelor de arhivă, efectuată la prima oră a zilei de muncă sau, în eventualitatea declanşării unor ploi torenţiale, la cel mult 16 ore de la producerea evenimentului.

În acest sens, Arhivele Naţionale ale României formulează o serie de recomandări menite să minimalizeze impactul intemperiilor asupra documentelor de arhivă:
- comunicarea inundării arhivei se realizează în termen de 24 ore la sediul central al Arhivelor Naţionale ale României sau, după caz, la structurile teritoariale ale Arhivelor Naţionale;
- arhiva inundată trebuie supusă protecţiei speciale, astfel încât să se prevină degradarea documentelor, îngăduind recuperarea acestora;
- protecţia specială a arhivei inundate presupune uscarea, cu rapiditate, a documentelor. În funcţie de posibilităţi şi de situaţia concretă, se recomandă alegerea uneia dintre următoarele proceduri de uscare: prin etalare pe suprafeţe deschise, prin interfoliaj, prin congelare prealabilă;
www.arhivelenationale.ro

- se evacuează cu prioritate documentele aflate sub apă şi sub ameninţarea iminetă a apei de inundaţie;
- recuperarea documentelor necesită, ca direcţie prioritară, salvarea documentelor cu regim de păstrare permanentă; ca prioritate secundară sunt vizate documentele cu regim de păstrare temporară, iar ca prioritate terţiară se au în vedere instrumentele de evidenţă;

- clădirea, instalaţiile şi echipamentele de depozitare fixe care au suferit efectele inundaţiei se supun controlului, asanării, reviziei şi reparaţiilor specifice. Lucrările de asanare şi reamenajare a spaţiilor de depozitare implică: înlăturarea urmelor de inundaţie de pe pereţi, pavimente, căi de acces şi executarea curăţeniei generale; prevenirea unor inundaţii viitoare prin eliminarea sau blocarea căilor de acces a apei în depozit; reparea instalaţiilor utile; asigurarea instalaţiilor de tranzit; dezafectarea instalaţiilor vechi, neutilizabile; repararea, curăţarea şi amenajarea sistemului de rafturi;
- personalul care execută recuperarea arhivei inundate este constituit din personal de specialitate (arhivişti şi specialişti în conservarea documentelor), personal de intervenţie (pompieri şi specialişti tehnici) şi personal auxiliar (angajaţi ai instituţiei din alte compartimente şi voluntari, care lucrează la recuperarea arhivei sub îndrumarea personalului de specialitate);

- ordonarea arhivei recuperate presupune verificarea existentului şi a stării de conservare, urmărindu-se mai multe elemente: cantitatea totală de arhivă calamitată (fonduri, structuri de fond, cantităţi), cantitatea totală de arhivă recuperată (fonduri, structuri de fond, cantităţi), lista unităţilor arhivistice pierdute sau distruse de inundaţie, lista unităţilor arhivistice care necesită lucrări de recondiţionare-legătorie şi, eventual, de restaurare în laboratoare de specialitate;
- ordonarea este urmată de depozitarea corespunzătoare a documentelor;
- revenirea la o situaţie de normalitate este însoţită de elaborarea unui raport scris asupra inundaţiei în care se consemnează cauzele, efectele, amploarea, pierderile de documente şi materiale, deteriorări ale clădirii şi instalaţiilor, efortul şi modalităţile de salvare şi recuperare a documentelor, instrumentele utilizate, concluzii şi măsuri pentru viitor. O copie a raportului final trebuie expediată Arhivelor Naţionale ale României.