Ce au găsit auditorii de la Camera de Conturi Constanța la controlul efectuat la Spitalul de Boli Infecțioase? (DOCUMENT)

• Camera de Conturi Constanța a desfășurat o misiune de audit de conformitate privind Modul de organizare, recrutare și salarizare a personalului din unitățile sanitare spitalicești de subordonare locală pentru anul 2023 la Spitalul Clinic de Boli Infecțioase Constanța
• În urma auditului au rezultat câteva abateri pentru care s-au făcut recomandări cu termene de îndeplinire
• SCBI Constanța a asigurat parțial funcționalitatea sistemului de control intern managerial, ceea ce a generat unele neconformități
• Neactualizarea contractului de management în conformitate cu prevederile legale
• Calcularea si plata eronată a c/valorii indemnizației aferente atât zilelor de CO compensat la încetarea raportului de muncă a angajaților cât și indemnizației aferente zilelor de CO efectuate de angajați în anul 2023
• Implementarea necorespunzătoare a controlului intern managerial, contrar prevederilor OSGG nr. 600/2018

 
 
 
La începutul acestui an, Camera de Conturi Constanța a desfășurat o misiune de audit de conformitate privind Modul de organizare, recrutare și salarizare a personalului din unitățile sanitare spitalicești de subordonare locală pentru anul 2023 la Spitalul Clinic de Boli Infecțioase Constanța.

Obiectivul auditului a fost obținerea unei asigurări rezonabile că atât controalele, cât și procedurile sistemului de salarizare sunt în conformitate cu legislația, normele și reglementările relevante care au fost în vigoare pe parcursul exercițiului financiar 2023.

La finalizarea etapei de planificare, angajații Camerei de Conturi Constanța au prezentat managerului instituției, dr. Claudia Cambrea o scrisoare prin care i-au fost communicate riscurile identificate în activitatea entității, de care s-a ținut cont în abordarea procedurilor de audit efectuate pentru obținerea probelor care să susțină concluzia de audit și evaluarea asupra vulnerabilităților sistemului de control intern de la nivelul entității.
Camera de Conturi a inclus câteva sugestii pe care echipa de audit le-a formulat, cu scopul reducerii riscurilor identificate și îmbunătățirii sistemului de control intern, vezi secțiunea „documente”.

În urma auditului au rezultat următoarele:

Abaterea nr. 1: Neactualizarea fișelor de post corespunzătoare funcțiilor de conducere și de execuție in conformitate cu prevederile HG nr. 1336/2022.

Din verificarea actelor și documentelor existente la dosarul de personal întocmit pentru fiecare angajat cuprins în eșantionul auditat (personal nou angajat și personal existent în plată în anul 2023), s-a constatat existența unor fișe de post care nu au fost actualizate, în conformitate cu modelul prevăzut în anexa nr. 1 din HG nr. 1336/2022 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind organizarea și dezvoltarea carierei personalului contractual din sectorul bugetar plătit din fonduri publice.

Recomandarea formulată: Ordonatorul de credite va dispune persoanelor responsabile din cadrul SCBI Constanța întreprinderea măsurilor legale necesare în vederea: actualizării fișelor de post ale tuturor angajaților în conformitate cu prevederile HG nr. 1336/2022 coroborat cu statul de funcții; elaborării unei proceduri operaționale privind întocmirea, revizuirea, actualizarea, aprobarea și gestionarea fișelor de post ale angajaților spitalului.

Termen de implementare propus: 30.10.2024

Abaterea nr. 2: Neactualizarea contractului de management în conformitate cu prevederile legale incidente.

Urmare verificării documentelor puse la dispoziție de persoanele responsabile din cadrul entității, echipa de audit a constatat că prevederile contractului de management încheiat de administrația publică locală Constanța cu managerul spitalului nu sunt actualizate în conformitate cu noile reglementări legislative intrate în vigoare pe durata derulării contractului.

Recomandarea formulată: Ordonatorul de credite al SCBI Constanța a întreprins măsuri pentru remedierea abaterii, în sensul că în data de 21.02.2024, UATM Constanța, prin Primar și managerul SCBI Constanța, au încheiat Actul Adițional nr. 2 la Contractul de management nr.102389/16.05.2022 prin care se modifică anexa privind indicatorii de performanță asumați pentru anul 2023, conform cerințelor legale, motiv pentru care nu se mai impun alte recomandări.

Termen de implementare propus: nu este cazul

Abaterea nr. 3: Calcularea și plata eronată a valorii indemnizației aferente atât zilelor de CO compensat la încetarea raportului de muncă a angajaților cât și indemnizației aferente zilelor de CO efectuate de angajați în anul 2023.

Din verificările efectuate privind legalitatea plăților reprezentând drepturi salariale acordate angajaților care și-au încheiat raporturile de muncă cu unitatea sanitară în anul 2023, s-a constatat pentru doi angajați plecați prin transfer, respectiv pensionare, calcularea și plata nelegală a indemnizației de concediu de odihnă neefectuat până la data încetării raporturilor de muncă.

De asemenea, în cazul angajaților care au efectuat zile de CO în anul 2023, s-a constatat calculul eronat al indemnizației de concediu, prin neincluderea în baza de calcul a acesteia, a sporurilor permanente acordate în baza legii, respectiv a indemnizației de hrană.

Recomandarea formulată: Ordonatorul de credite va dispune persoanelor responsabile din cadrul SCBI Constanța întreprinderea măsurilor legale necesare pentru: recuperarea în cadrul termenului legal de prescripție a drepturilor de natură salarială plătite nelegal angajatului care și-a încheiat prin transfer raporturile de muncă cu SCBI Constanța; acordarea angajatului care și-a încheiat prin pensionare raporturile de muncă cu SCBI Constanța, a diferențelor reprezentând indemnizație de concediu de odihnă calculată eronat la momentul pensionării; acordarea diferențelor, reprezentând indemnizație de concediu de odihnă recalculată pentru toți salariații SCBI Constanța, cuvenite pentru anul 2023, prin includerea în baza de calcul a indemnizației, a tuturor sporurilor permanente lunare acordate conform legii, în speță a indemnizație de hrană; regularizarea contribuțiilor sociale aferente indemnizațiilor CO calculate și achitate la valori eronate; elaborarea unei proceduri operaționale privind activitatea de evidență și calcul a concediilor de odihnă; instituirea unor mecanisme de control care să asigure o verificare independentă a drepturilor de personal stabilite în urma unor calcule efectuate manual, în următoarele situații: concediu de odihnă anual la care au dreptul salariații entității, introdus manual în aplicația informatică și nota de compensare a concediului de odihnă la încetarea raportului de muncă; valoarea concediului de odihnă compensat la încetarea raportului de muncă.

Termen de implementare propus: 30.10.2024

Abaterea nr. 4: Implementarea necorespunzătoare a controlului intern managerial, contrar prevederilor OSGG nr. 600/2018.

Din documentele prezentate de entitate, echipa de audit a constatat unele vulnerabilități în implementarea și funcționarea sistemului de control intern managerial care pot conduce la riscul ca acesta să nu prevină apariția unor neconformități semnificative sau să nu le detecteze/corecteze în timp util. Disfuncționalitățile constatate sunt cu privire la aspecte ce contravin standardelor reglementate prin OSGG nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice.

Recomandarea formulată: Ordonatorul de credite va dispune persoanelor responsabile din cadrul SCBI Constanța întreprinderea măsurilor legale necesare pentru: actualizarea Regulamentului intern al entității în concordanță cu dispozițiile legale aplicabile și a Regulamentului Comisiei de monitorizare cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a SCIM, în ceea ce privește periodicitatea analizei și
raportării procesului de gestionare a riscurilor; inventarierea activităților procedurabile, elaborarea, actualizarea și monitorizarea aplicării procedurilor în toate cazurile astfel încât acestea să devină instrumente eficiente de control intern și să asigure reducerea riscului de apariție a erorilor, fraudelor, încălcării legislației precum și riscul de nedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau activități.

Termen de implementare propus: 30.10.2024
 

Alte aspecte

Aspecte care au fost comunicate entității cu scrisoare la finalul etapei de planificare și pentru care au fost formulate unele sugestii în scrisoarea de la finalizarea etapei de planificare:
• Implementarea unei politici de modificare periodică obligatorie a parolelor de acces ale personalului entității în aplicații specifice;
• Actualizarea procedurilor de sistem și operaționale privind semnalarea neregularităților și sancționarea disciplinară precum și cele privind formarea profesională;
• Actualizarea Regulamentului Comisiei de monitorizare cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a SCIM, în ceea ce privește periodicitatea analizei și raportării procesului de gestionare a riscurilor;
• Asigurarea condițiilor pentru îmbunătățirea pregătirii profesionale a personalului entității și monitorizarea modului de realizare a planului de pregătire profesională;
• La nivelul fiecărui compartiment trebuie planificate toate activitățile specifice, resursele, persoanele responsabile și termenele necesare atingerii obiectivelor specifice, care trebuie definite, actualizate și monitorizate conform prevederilor legale în vigoare.

Față de aspectele prezentate, echipa de audit a formulat sugestii de remediere a deficiențelor constatate, acestea fiind prezentate în structura fiecărei abateri menționate mai sus.
 
Concluzia de audit

Concluzie cu rezerve: Pe baza activității de audit întreprinse de C.C., s-a constatat că, cu excepția neconformităților menționate mai sus, subiectul auditat este în conformitate, sub toate aspectele semnificative, cu cadrul legislativ aplicabil.
 

PRECIZĂRI:
 
Legea 190 din 2018, la articolul 7, menţionează că activitatea jurnalistică este exonerată de la unele prevederi ale Regulamentului GDPR, dacă se păstrează un echilibru între libertatea de exprimare şi protecţia datelor cu caracter personal.

Informațiile din prezentul articol sunt de interes public și sunt obținute din surse publice deschise.
 

Citește și:

Vulnerabilități ale sistemului de control intern Curtea de Conturi a verificat legalitatea contractării, utilizării și rambursării împrumuturilor efectuate la nivelul UATM Mangalia. Iată concluziile! (DOCUMENT)