„Denaturări“ în situaţiile financiare, deconturi neînregistrate şi altele De luat aminte. Ce a constatat Curtea de Conturi la MApN şi instituţiile sale

Deconturi neînregistrate în contabilitate ale reprezentanţelor militare permanente din Austria şi Comandamentul componentei navale CC-MAR HQ, din Northwood, Marea Britanie, „denaturări“ în situaţiile financiare, contracte desfăşurate cu anumite nereguli, inventar neactualizat şi altele. Acestea sunt doar câteva dintre abaterile sesizate în raportul Curţii de Conturi întocmit în urma auditului desfăşurat la nivelul Ministerului Apărării Naţionale şi al instituţiilor subordonate acestuia.


Ministerul Apărării Naţionale şi instituţiile din subordinea sa au făcut, de asemenea, obiectul verificărilor efectuate de reprezentanţii Curţii de Conturi a României. Concret, alături de MApN, au fost verificate Centrul Farmaceutic Zonal, Universitatea Naţională de Apărare „Carol I“, Comandamentul Comunicaţiilor şi Informaţiilor, dar şi Centrul de Domenii şi Infrastructuri nr. 1 Bucureşti.


În ce priveşte situaţiile financiare întocmite la nivelul MApN, auditorii au ajuns la concluzia că la acest capitol există, totuşi, „unele denaturări, care, analizate în mod individual şi agregat, s-au aflat sub pragul de semnificaţie stabilit în conformitate cu standardele de audit“.
 

Reprezentanţele militare permanente, cu deconturi neînregistrate

Astfel, potrivit raportului oficial, în 2019, Curtea de Conturi a constatat „omisiuni de evidenţiere în contabilitate a unor operaţiuni cu impact asupra exactităţii şi realităţii datelor reflectate în situaţiile financiare, precum şi unele deficienţe ale sistemului de management şi control intern“.


În raport se menţionează că nu au fost evidenţiate în contabilitate, la 31.12.2018, „deconturi în sumă de 1.431 mii lei, ca urmare a neînregistrării a două deconturi în suma de 97 mii lei de la două posturi de misiune permanentă“. Mai exact, este vorba despre reprezentanţa militară permanentă la OSCE, Viena, Austria şi Comandamentul componentei navale CC-MAR HQ, din Northwood, Marea Britanie.



Legat de aceste aspecte, auditorii au stabilit că deconturile fuseseră prezentate în data de 14.12.2018, respectiv 18.12.2018. Totodată, deconturile neevidenţiate în contabilitate au fost cauzate, spun auditorii, şi de primirea cu întârziere a unor deconturi în sumă de 1.334 mii lei, pentru cinci posturi de misiune permanentă. „Aceste sume au rămas evidenţiate la 31.12.2018 ca avansuri de justificat, nefiind contabilizate drept cheltuieli aferente anului 2018, fiind înregistrate în anul 2019, în baza documentelor justificative primite“, se arată în raport.
 

Registrul de riscuri, neactualizat

Verificările de la nivelul MApN au scos la iveală faptul că procedura de sistem pentru întocmirea şi actualizarea Registrului de riscuri nu a fost actualizată şi nu s-a mai procedat la revizuirea şi raportarea periodică a situaţiei riscurilor. În plus, nu se constituise nici echipa de gestionare a riscurilor.


„Aceste aspecte sunt menţionate pentru a sublinia importanţa monitorizării, coordonării şi îndrumării pe linia raportărilor cu privire la riscurile şi responsabilii de riscuri, conform legislaţiei în domeniu, având în vedere faptul că evaluarea capacităţii sistemului de control intern managerial este aceea de a preveni, detecta şi corecta erorile sau abaterile semnificative, care pot să apară în cadrul activităţii desfăşurate de entitatea auditată“, potrivit Curţii de Conturi.
 

Centrul Farmaceutic Zonal

Anumite nereguli au fost descoperite de auditorii fianciari şi la entităţile din subordinea MApN. Astfel, la Centrul Farmaceutic Zonal s-au constatat mai multe abateri legate de exactitatea şi realitatea datelor înscrise în situaţiile financiare. Mai exact, spun auditorii, „nu au fost respectate prevederile legale privind înregistrarea în evidenţa contabilă extrabilanţieră a garanţiilor de participare la licitaţii şi a garanţiilor de bună execuţie, valoarea abaterii fiind de 38 mii lei“.



De asemenea, în raportul Curţii de Conturi se face referire la faptul că „necunoaşterea în orice moment a situaţiei privind garanţiile de participare la licitaţii şi a garanţiilor de bună execuţie constituite în favoarea entităţii auditate generează riscul ca, fie în situaţia nesemnării contractului conform ofertei depuse, fie în cazul în care contractantul nu îşi îndeplineşte obligaţiile asumate, autoritatea contractantă să nu poată emite pretenţii asupra acestora“.


Mai departe, în urma analizei balanţei de verificare la 31.12.2018 a rezultat, potrivit sursei citate, faptul că suma de 610 mii lei, aflată în componenţa soldului contului „Materii şi materiale aflate la terţi“, a fost menţinută în mod nejustificat în acest cont. Iar asta, spun auditorii, deoarece stocurile respective, formate din aparatură medicală, materiale sanitare, stomatologice, obiecte de inventar şi reactivi, au fost recepţionate şi transferate către beneficiari în anul 2017 şi în anul 2018. „De asemenea“, se arată în raport, „nu au fost respectate prevederile legale referitoare la întocmirea documentelor justificative care au stat la baza înregistrărilor în contabilitate în cazul unor procese-verbale de custodie prezentate pentru justificarea sumelor evidenţiate prin intermediul contului «Materii şi materiale aflate la terţi»“.
 

Erori în evidenţa contabilă

Totodată, se face vorbire în raport şi despre faptul că întocmirea unor documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, fără menţionarea tuturor elementelor prevăzute de legislaţie, poate determina riscul prejudicierii patrimoniului entităţii.


„Curtea de Conturi a constatat existenţa unor erori în evidenţa contabilă, referitoare la funcţiunea conturilor. Valoarea abaterii constatate este în sumă de 1.261 mii lei şi reprezintă valoarea negativă a soldurilor unor  conturi de activ la data de 31.12.2018“, se arată în documentul oficial. Nu în ultimul rând, au mai fost identificate unele neconcordanţe între soldurile conturilor din balanţa de verificare întocmită la 31.12.2018 de către Centrul Farmaceutic Zonal Bucureşti şi datele raportate prin situaţiile financiare întocmite la 31.12.2018, conform consemnărilor din urma auditului.


Cu privire la evaluarea sistemului de management şi control intern, s-a constatat că nu au fost respectate prevederile legale privind exercitarea controlului financiar propriu. „Nerespectarea prevederilor legale în vigoare cu privire la exercitarea controlului financiar preventiv propriu şi a controlului intern/managerial creşte riscul de prezentare la aprobare a unor proiecte de operaţiuni care nu îndeplinesc cerinţele actelor normative în vigoare privind realitatea, regularitatea şi legalitatea actelor juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publică“, potrivit sursei citate.


Au existat nereguli şi legate de inventarierea patrimoniului, unde nu s-au inventariat elemente de natura activelor, respectiv aparatură medicală, materiale sanitare, stomatologice, obiecte de inventar şi reactivi aflaţi la terţi, soldul contului „Materii şi materiale aflate la terţi“ neprezentând situaţia reală a acestor elemente de activ.


„Totodată, din verificarea documentelor aferente plăţilor unor bunuri materiale şi obiecte de inventar achiziţionate prin cumpărare directă, s-a constatat că nu au fost respectate normele legale în vigoare privind lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor, în sensul că nu toate facturile poartă specificaţia «Bun de plată», care trebuie acordată de ordonatorul de credite sau de persoana împuternicită, conform prevederilor legale“, se arată în documentul oficial.


Mai mult, „nu s-a respectat cadrul legal care reglementează achiziţiile publice şi nici dispoziţiile cuprinse în procedurile operaţionale privind procedura simplificată şi, respectiv achiziţiile directe, elaborate la nivelul entităţii“. Aşa se face că „valoarea abaterii constatate este în sumă de 320 mii lei şi reprezintă valoarea totală a contractelor încheiate care nu au avut la bază, în toate cazurile, referate de necesitate“.
 

Strategia anuală de achiziţii publice, nerespectată

De asemenea, „nu au fost respectate prevederile legale privind întocmirea Strategiei anuale de achiziţii publice pe anul 2018, existând riscul ca la nivelul entităţii să apară situaţia în care, deşi este elaborat un proiect de buget pentru anul respectiv, prevederile acestuia să nu fie corelate cu cerinţele solicitate prin referatele de necesitate, iar necesităţile previzibile să fie ignorate la un moment dat, fapt ce poate determina alterarea procesului de planificare a portofoliului de achiziţii din anul curent“.


„Cerinţele stabilite prin Programul anual de achiziţii publice referitoare la atribuirea unui Acord-cadru de furnizare a ambulanţelor de tip C nu au fost respectate“, conform sursei citate.
Mai exact, explică auditorii, Acordul-cadru de furnizare prezintă în anexă cantitatea maximă estimată de 12 cpl., la un preţ unitar de 578 mii lei fără TVA, de unde rezultă o valoare estimată totală fără TVA de 6.935 mii lei, faţă de 10 cpl. Cu valoarea de 5.875 mii lei fără TVA, aşa cum figurează în Extrasul din Programul anual al achiziţiilor publice al Ministerului Apărării Naţionale privind înzestrarea cu armament, tehnică de luptă şi materiale cu destinaţie militară pe anul 2018.


„De asemenea“, se arată în raport, „pentru justificarea necesităţii achiziţiei ambulanţelor de tip C şi pentru încheierea Acordului-cadru nu s-au regăsit în dosarul achiziţiei referatele de necesitate pe care ar fi trebuit să le transmită spitalele militare beneficiare, astfel încât să se poată stabili o corelaţie între necesarul de achiziţionat şi Extrasul din Programul anual al achiziţiilor publice pe anul 2018 transmis de către Direcţia Medicală. Valoarea abaterii este în sumă de 1.156 mii lei fără TVA, se arată în raport.


Universitatea Naţională de Apărare


La Universitatea Naţională de Apărare „Carol I” (UNAp) s-a constatat că în 2018 nu a fost asigurată înregistrarea corectă a cheltuielilor cu primele de asigurare pentru autovehicule. „Prin neatribuirea cheltuielilor cu primele de asigurare anului în care acestea au fost realizate, situaţiile financiare nu oferă o imagine fidelă a performanţei financiare şi a rezultatului patrimonial“, conform Curţii de Conturi.
Totodată, pe parcursul verificărilor la această entitate s-a stabilit că Universitatea a achiziţionat, în perioada 1.03.-30.04.2018, energie electrică la un preţ de bază al furnizorului de ultimă instanţă de 473,30 lei/MWh, fără asigurarea încheierii unui contract şi obţinerii unui tarif în condiţii de concurenţă şi economicitate, potrivit sursei citatre. Astfel, s-a estimat că abaterea este în valoare de 62 mii lei.


Comandamentul Comunicaţiilor şi Informaţiilor


La Comandamentul Comunicaţiilor şi Informaţiilor, în cazul a două contracte subsecvente încheiate în anul 2018, garanţia de bună execuţie a fost stabilită în procent de 5% din valoarea fără TVA a contractului respectiv şi nu în procent de 10%, aşa cum a fost specificat în Acordul-cadru, potrivit auditorilor. Aşa s-a ajuns, conform sursei citate, la diminuarea sumei de care ar putea dispune entitatea auditată drept garanţie de bună execuţie în cazul neîndeplinirii obligaţiilor contractuale de către partener.
 

Centrul de Domenii şi Infrastructuri nr. 1 Bucureşti

Experţii Curţii de Conturi au efectuat verificări şi la Centrul de Domenii şi Infrastructuri nr. 1 Bucureşti, din cadrul MApN. Entitatea reprezintă structura de specialitate a Direcţiei domenii şi infrastructuri, cu misiunea de a asigura, în zona de responsabilitate, exercitarea drepturilor şi obligaţiilor ce revin MApN, în calitate de administrator/proprietar pentru proprietatea imobiliară aflată în patrimoniu, se arată în raport.


Aici, experţii au constatat o serie de deficienţe referitoare la „evaluarea sistemului de management şi control intern (inclusiv a celui de audit intern), a modului de implementare a acestuia, la fundamentarea cheltuielilor cu achiziţiile publice înscrise în bugetul propriu, autorizarea, legalitatea şi necesitatea modificărilor aduse prevederilor iniţiale ale bugetului, precum şi la modul în care angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor efectuate respectă principiile de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate în utilizarea fondurilor publice“.
 

Acte şi proceduri neactualizate

Astfel, pentru anul 2016, la nivelul instituţiei nu s-au regăsit documentele privind evaluarea sistemului de control intern managerial. În ceea ce priveşte anul 2018, s-a constatat că nu a mai fost actualizat Registrul de riscuri la nivelul Centrului, rămânând în vigoare Registrul de riscuri pentru anul 2017, în care au fost identificate 79 de riscuri. Iar aceasta, „deşi activităţile ce se desfăşoară la nivelul acestei entităţi cuprind un volum mare şi diversificat de atribuţii şi responsabilităţi atât în  administrarea proprietăţii imobiliare aflate în zona de responsabilitate, cât şi în implementarea unor proiecte de investiţii imobiliare, pentru care Centrul are calitatea de investitor delegat“.
Mai departe, legat de iniţierea şi derularea procedurilor de atribuire a achiziţiilor publice şi a urmăririi derulării contractelor, evaluatorii au constatat că procedurile operaţionale întocmite şi revizuite în perioada 2013-2016 nu au mai fost actualizate.


Totuşi, unele aspecte au fost remediate, unele documente fiind actualizate ori întocmite pe parcursul desfăşurării auditului. Mai exact, este vorba despre Regulamentul de organizare şi funcţionare, Registrul de riscuri pe anul 2019, Atribuţii funcţionale ale secţiilor, birourilor şi compartimentelor, precum şi alte proceduri operaţionale.


Mai departe, din analiza documentelor din perioada 2016-2018, s-a constatat că „au fost efectuate achiziţii de servicii de proiectare, verificare de proiecte şi asistenţă tehnică, precum şi achiziţia unor lucrări de execuţie la diverse obiective de investiţii (achiziţia unor lucrări de execuţie la faţada unor obiective de investiţie imobiliară, contractarea unor lucrări de asfaltare de drumuri sau a unor lucrări de restaurare a unor obiective-monument), cu aplicarea excesivă a prevederilor OUG nr. 114/2011 privind atribuirea anumitor contracte de achiziţii publice în domeniile apărării şi securităţii, pentru care nu s-a realizat o argumentare corespunzătoare, care să justifice existenţa unor lucrări şi servicii special destinate unor  scopuri militare sau cu caracter sensibil, conform prevederilor din ordonanţa anterior menţionată“.


Probleme cu garanţiile de bună execuţie


Mai mult, nu au fost înregistrate în evidenţa contabilă extrabilanţieră garanţiile bancare de bună execuţie, în sumă de 67 mii lei, prevăzute în clauzele contractuale din contractele încheiate pentru servicii de proiectare şi lucrări de execuţie, derulate în perioada 2016-2018 de către Centru. Totuşi, abaterea a fost remediată, garanţiile de bună execuţie fiind înregistrate în evidenţa contabilă extrabilanţieră.


În raport se mai arată: „Curtea de Conturi a constatat, de asemenea, faptul că nu a fost reţinută garanţia de bună execuţie aferentă plăţilor parţiale efectuate din acreditivul deschis în lei la Trezoreria Statului, ca urmare a nerespectării prevederilor legale cu privire la întocmirea ordonanţărilor de plată, a clauzelor contractuale cu privire la reţinerile succesive a garanţiilor de bună execuţie, precum şi a lipsei evidenţei garanţiilor de bună execuţie constituite pentru plăţile efectuate din acreditiv“. Valoarea estimată a abaterii a fost de 32 mii lei.


Contractul pentru faţada Cercului Militar Naţional


Foarte interesant, în 2016 a fost încheiat un contract de execuţie lucrări pentru valoarea de 9.095 mii lei fără TVA (10.914 mii lei cu TVA - 20%), obiectul contractului fiind executarea unor lucrări de intervenţie la faţada Cercului
Militar Naţional, în Cazarma 954 Bucureşti. Referitor la acest contract, Curtea de Conturi a constatat următoarele: „ordinul de începere a lucrărilor de execuţie a fost emis abia în anul 2017, deşi contractul de execuţie lucrări s-a încheiat în cursul anului 2016; - în august 2017 s-au prezentat la plată primele situaţii de lucrări, astfel că, în cursul anului 2017, suma avută la dispoziţie pentru plăţi de lucrări de execuţie a fost de 3.793 mii lei (plăţi în anul 2017 în sumă de 2.945 mii lei cu TVA şi acreditiv în sumă de 848 mii lei); la baza întocmirii notei justificative privind acordarea Acreditivului nu au stat şi alte documente justificative din care să rezulte creditele bugetare aprobate pentru investiţia respectivă, pe total şi pe fiecare categorie de lucrări (proiectare, execuţie, dirigenţie, taxe şi avize etc.), creditele bugetare utilizate până la data elaborării notei justificative, respectiv a disponibilului înaintea efectuării plăţii aferente deschiderii acreditivului“.


Ulterior, se mai arată în raport, pentru plăţile efectuate în cursul anului 2018 din acreditiv nu s-au mai respectat prevederile legale privind ordonanţarea la plată a cheltuielilor din fonduri publice, în sensul întocmirii ordonanţărilor de plată.


Astfel, spun auditorii, efectuarea plăţilor s-a realizat în baza facturilor şi a proceselor-verbale de recepţie provizorie a lucrărilor de construcţie, cu întocmirea documentelor reprezentând „Conformitate de plată“ şi „Cerere de plată“.


Tot legat de derularea acestui contract s-a stabilit că nu au mai fost respectate clauzele contractuale referitoare la garanţia de bună execuţie din contractul de execuţie lucrări (constituirea garanţiei de bună execuţie prin reţineri succesive în cuantum de 4,5% din plata cuvenită pentru facturi parţiale fără TVA) şi nu au fost respectate principiile eficacităţii şi eficienţei prin acceptarea la plată în anul 2018 a unor situaţii de lucrări executate fără existenţa unui grafic de execuţie fizic şi valoric, actualizat contrar prevederilor contractuale, valoarea abaterii fiind de 1.647 mii lei.


O altă neregulă constatată a fost că nu au fost calculate, evidenţiate şi nu s-a urmărit încasarea penalităţilor de întârziere în sumă de 8 mii lei pentru neefectuarea serviciilor de proiectare în cazul realizării unui pavilion administrativ la termenele stabilite prin contract.
 

Contractul pentru pavilionul administrativ de la Ciorogârla

Din verificarea documentelor privind derularea contractelor de achiziţii publice s-a constatat că în anul 2018 a fost încheiat Contractul de proiectare şi execuţie în sumă de 2.387 mii lei fără TVA (2.841 mii lei cu TVA), având ca obiect „Elaborarea documentaţiei aferente investiţiei – Realizare pavilion administrativ în cazarma 1279 Ciorogârla“ şi executarea lucrărilor de construcţii pentru implementarea proiectului de investiţie imobiliară la poziţia de plan 2016.I.1279 Ciorogârla.


Potrivit contractului, citat în raport, valoarea serviciilor de proiectare este de 42 mii lei fără TVA, la care se adaugă TVA 19% în valoare de 8 mii lei. La capitolul „Termene contractuale“ din contract este prevăzut că termenul de prestare a tuturor serviciilor de proiectare este de 60 de zile şi începe de la data emiterii dispoziţiei de începere a serviciilor, iar la art. 3.3. se prevede că termenul de execuţie a lucrărilor este de 12 luni şi începe de la data emiterii ordinului de începere a lucrărilor.


Astfel, „în luna iulie 2018 a fost întocmit Procesul-verbal privind recepţionarea documentaţiilor tehnice faza PAC, PTh+DE şi scenariu de securitate la incendiu pentru proiectul de investiţie imobiliară, prin care comisia de recepţie a respins documentaţiile tehnice prezentate de prestator, iar, în luna august, prestatorul transmite documentaţia tehnică ce se constată a fi incompletă, lipsind documente precum: proiecte de arhitectură şi proiecte de rezistenţă pe diverse faze“, se arată în raport.


În continuare, în ianuarie 2019 a fost emisă autorizaţia de construire pentru lucrări de construcţii cu caracter special de către Direcţia domenii şi infrastructuri şi a fost emis la nivelul CDI nr. 1 Bucureşti Ordinul de începe a lucrărilor, actualizându-se graficul fizic. În aprilie 2019 a fost întocmită o adresă către prestatorul proiectant/executant, prin care CDI nr.1 comunică neîndeplinirea obligaţiilor asumate prin contractul de proiectare şi execuţie şi, ca o consecinţă, se menţionează faptul că operatorul economic datorează penalităţi de întârziere de 0,15% din valoarea serviciilor de proiectare.


„Totodată, în adresa anterior menţionată se precizează intenţia CDI nr. 1 de a rezilia contractul şi invitaţia adresată de a se întocmi procesul-verbal pentru rezilierea contractului. Ulterior a fost întocmită Minuta, între CDI nr.1 şi reprezentanţii prestatorului, cu privire la contractul de prestare şi execuţie lucrări, prin care se stabileşte ca antreprenorul general să mobilizeze la şantier resursele necesare pentru începerea execuţiei lucrărilor şi să transmită graficul fizic şi valoric pentru restul de executat“, potrivit Curţii de Conturi.


„Necalcularea şi neurmărirea încasării penalităţilor de întârziere a condus nu numai la nerealizarea veniturilor la bugetul de stat, ci a evidenţiat şi o monitorizare defectuoasă a contractului de proiectare şi execuţie lucrări“, se arată în raport. Totuşi, în timpul auditului, instituţia a înregistrat în contabilitate factura de penalităţi şi a încasat suma de aproximativ 8 mii lei din garanţia de bună execuţie, pe care a virat-o la bugetul statului.


Citeşte şi:

Curtea de Conturi a verificat Ministerul Afacerilor Interne. Ce abateri au fost constatate