Drepturile tale Cum pui la punct o afacere de tip vending machine?

Automatele comerciale, cunoscute sub denumirea de aparate de vending, reprezintă dispozitive autonome care facilitează comercializarea produselor și serviciilor prin intermediul unui sistem automatizat de tranzacționare. Aceste echipamente sunt reglementate prin Hotărârea nr. 355/2023, respectiv Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 28/1999, cu modificările și completările ulterioare, precum și Normele metodologice aferente, care stabilesc parametrii operaționali și obligațiile fiscale ale operatorilor economici din acest domeniu, scrie Legal Badger.


În conformitate cu legislația în vigoare, automatele comerciale sunt clasificate ca echipamente nesupravegheate, fiind definite explicit ca fiind dispozitive care funcţionează pe bază de plăţi cu cardul, precum şi de acceptatoare de bancnote sau monede, după caz, prin intermediul cărora se comercializează cu amănuntul produse alimentare şi/sau nealimentare sau se prestează servicii direct către populaţie.

Implementarea unei afaceri cu automate de vending reprezintă o oportunitate atractivă în contextul economic actual, fiind caracterizată printr-o investiție inițială moderată și un potențial semnificativ de rentabilitate. Acest tip de afacere se remarcă prin necesitatea unui timp redus de administrare și capacitatea de a genera profit într-o perioadă relativ scurtă, cu condiția respectării tuturor cerințelor legale și operaționale.
 

Demararea unei afaceri în domeniul automatelor comerciale necesită parcurgerea unui proces, care începe cu înregistrarea oficială la Oficiul Național al Registrului Comerțului și obținerea Certificatului de Înregistrare Fiscală (CIF). Totodată, pentru comercializarea produselor alimentare prin intermediul automatelor, este obligatorie obținerea autorizației sanitare de funcționare de la Direcția de Sănătate Publică, care certifică respectarea normelor de igienă și siguranță alimentară.
 

În ceea ce privește achiziționarea automatelor de tip vending, trebuie avută în vedere că acestea trebuie să fie compatibile cu sistemele de plată moderne, incluzând opțiuni pentru plăți cu cardul și contactless. Eficiența energetică și disponibilitatea serviciilor de mentenanță reprezintă alți factori importanți în decizia de achiziție, fiind recomandată în același timp colaborarea cu furnizori de încredere care pot oferi suport tehnic și aprovizionare continuă cu produse consumabile.
 

Selectarea locațiilor pentru amplasarea automatelor comerciale reprezintă un factor determinant pentru succesul afacerii. Spațiile cu potențial ridicat includ instituțiile publice, spitalele, universitățile, zonele de birouri și centrele comerciale, însă pentru fiecare locație potențială, este necesară efectuarea unei analize demografice și evaluarea fluxului de potențiali clienți. Pentru automatele de băuturi calde și snacks-uri, locațiile optime includ clădirile de birouri, universitățile, spitalele și gările, unde există un flux constant de potențiali utilizatori. Automatele cu produse farmaceutice pot fi amplasate în complexe rezidențiale și zone turistice, în timp ce automatele cu flori și jucării sunt mai potrivite pentru centre comerciale și zone de agrement. Totodată, negocierea condițiilor de amplasare cu proprietarii spațiilor trebuie să țină cont de aspectele legale și comerciale.
 

În continuare, managementul eficient al unei afaceri de tip vending presupune implementarea unui sistem riguros de evidență și control. Legislația impune efectuarea inventarierii scriptice lunare a materiilor prime și materialelor existente în automate, precum și realizarea inventarierii faptice periodice, cel puțin o dată sau de două ori pe an. Documentația obligatorie include procese verbale de preluare a numerarului, care trebuie să conțină informații detaliate despre data și ora colectării, valorile contorului și suma totală colectată. Controlul stocurilor implică monitorizarea continuă a nivelului produselor din automate și planificarea aprovizionării pentru evitarea situațiilor de discontinuitate în furnizarea serviciilor. Acest proces trebuie documentat prin intermediul avizelor de expediere pentru aprovizionarea automatelor și a notelor de recepție pentru intrarea în gestiune a produselor.
 

Totodată, începând cu data de 1 ianuarie 2024, legislația română impune operatorilor de automate comerciale obligativitatea dotării echipamentelor cu aparate de marcat electronice fiscale (AMEF) certificate. Această cerință  este stipulată în articolul 3 alineatul (2) din O.U.G. 28/1999, fiind completată de normele metodologice care detaliază specificațiile tehnice necesare pentru conformare. Configurația tehnică obligatorie a aparatelor de marcat electronice fiscale trebuie să asigure integrarea completă cu unitatea de control a automatului de vending, compatibilitatea cu sistemele de plată implementate, precum și capacitatea de conectare cu sisteme de calcul sau dispozitive inteligente pentru programare și raportare. Un aspect crucial îl reprezintă implementarea unui program de control care să garanteze securitatea comunicării și integritatea înregistrărilor fiscale.
 

Potrivit dispozițiilor art. 10 și 11 din O.U.G. 28/1999, operatorii economici care nu se conformează cerințelor legale se expun unor amenzi contravenționale, cuprinse între 8.000 și 10.000 lei. Suplimentar, autoritățile pot dispune confiscarea sumelor nejustificate și suspendarea activităţii operatorului economic la unitatea de vânzare a bunurilor sau de prestare a serviciilor, până la dotarea cu aparat de marcat electronic fiscal şi prezentarea dovezii de plată a amenzii sau a jumătate din cuantumul acesteia, după caz, organului constatator. Cu toate acestea, prin O.U.G. nr. 28/1999 instituie și o perioadă de grație până la data de 31 decembrie 2024. Astfel, sancțiunile contravenționale nu se aplică operatorilor care pot demonstra încheierea unor contracte pentru achiziţionarea aparatelor de marcat electronice fiscale de la distribuitori autorizaţi, pentru toate automatele comerciale utilizate, cu termen de livrare şi instalare.
 

De asemenea, sistemul de evidență contabilă trebuie să asigure înregistrarea și documentarea completă a tuturor operațiunilor comerciale, operatorii economici din domeniul vending au obligația de a implementa și menține un sistem  de evidență contabilă și fiscală. Declarațiile fiscale periodice, raportările privind veniturile realizate și documentele justificative pentru toate operațiunile comerciale trebuie întocmite și păstrate conform reglementărilor în vigoare.
 

Nu în ultimul rând, operatorii de automate comerciale au obligația de a respecta legislația privind protecția consumatorului, incluzând afișarea clară a prețurilor și informațiilor despre produse, asigurarea calității produselor comercializate și implementarea unui sistem eficient de gestionare a reclamațiilor. La fel, în cazul plăților electronice, trebuie asigurată protecția datelor personale ale clienților conform reglementărilor în vigoare.
 

În concluzie, implementarea și gestionarea profesionistă a tuturor acestor aspecte vor contribui la dezvoltarea unei afaceri sustenabile și profitabile în domeniul automatelor comerciale, adaptată la cerințele pieței și conformă cu cadrul legal în vigoare. Evoluția continuă a tehnologiilor și modificările cadrului legislativ impun o monitorizare permanentă a schimbărilor din industrie și adaptarea strategiilor de business. Colaborarea cu specialiști în domeniul juridic, fiscal și tehnic reprezintă un factor important pentru dezvoltarea sustenabilă a afacerii.

Citește și