Firme Constanța Rompetrol Rafinare SA. Au fost convocate AGOA și AGEA. Ce se află pe ordinea de zi

• Firma Rompetrol Rafinare SA a fost înființată în anul 1991, adresa sediului social este la Năvodari, în județul Constanța, iar obiectul principal de activitate este „Fabricarea produselor obținute din prelucrarea țițeiului“.

Consiliul de Administraţie al societăţii Rompetrol Rafinare SA, denumită în continuare „societatea“, cu sediul în Năvodari, judeţul Constanţa, întrunit în data de 13 februarie 2025, în temeiul art. 117 din Legea nr. 31/1990 privind societăţile, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă, republicată, Regulamentului Autorităţii de Supraveghere Financiară (A.S.F.) nr. 5/2018 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă, precum şi a Actului constitutiv al Societăţii, convoacă Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor şi Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor (denumite în mod colectiv „Adunările“), în data de 21 martie 2025, astfel:
 

• Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor (AGOA), cu începere de la ora 11.00 (ora României), la sediul societăţii în Năvodari;

și

• Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor (AGEA), cu începere de la ora 12.00 (ora României), la sediul societăţii în Năvodari.

În cazul în care, la data menţionată mai sus, nu se întruneşte cvorumul prevăzut de lege şi de Actul constitutiv al Societăţii pentru ţinerea AGOA, şi respectiv AGEA, Consiliul de Administraţie convoacă şi fixează, în temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua şedinţă AGOA, şi respectiv cea de-a doua şedinţă AGEA pentru data de 24 martie 2025, având aceeaşi ordine de zi, după cum urmează:
 

• AGOA cu începere de la ora 11.00 (ora României), la sediul societăţii;

și

• AGEA cu începere de la ora 12.00 (ora României), la sediul societăţii în Năvodari.

Doar persoanele înregistrate ca acţionari în Registrul acţionarilor Societăţii deţinut de Depozitarul Central SA la sfârşitul zilei de 11.03.2025 (Data de referinţă) au dreptul de a participa şi de a-şi exprima votul în AGOA şi respectiv AGEA.


În eventualitatea unei a doua convocări a AGOA, şi respectiv AGEA, Data de Referinţă rămâne aceeaşi.


Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor are următoarea ordine de zi:

1. Aprobarea numirii societăţii Ernst & Young Assurance Services SRL, în calitate de auditor al Rompetrol Rafinare SA în scopul asigurării raportării privind durabilitatea (sustenabilitatea) precum şi încheierii contractului pentru prestarea serviciului specific anului 2024.



2. Aprobarea datei de: (i) 11.04.2025 ca Dată de Înregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; şi (ii) 10.04.2025 ca data „Ex Date“, dată de la care instrumentele financiare se tranzacţionează fără drepturile care derivă din AGOA RRC, conform art. 2 alin. (2)lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.

3. Împuternicirea lui Florian-Daniel Pop, director general al societăţii, pentru a încheia şi / sau semna în numele societăţii şi / sau al acţionarilor societăţii hotărârea care urmează a fi adoptată de prezenta AGOA şi pentru a efectua toate formalităţile legale pentru înregistrare, publicitate, opozabilitate, executare şi publicare a hotărârilor adoptate, având posibilitatea sub- mandatării de terţe persoane


Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor are următoarea ordine de zi:

1. Aprobarea ratificării încheierii între Rompetrol Rafinare SA (în calitate de vânzător), şi Rompetrol Downstream SRL (în calitate de cumpărător), a Contractului-cadru de vânzare produse petroliere (benzine, motorine etc.) nr. RR 01/03.01.2025, pentru perioada 1 ianuarie 2025 - 31 decembrie 2030 - în condiţiile documentaţiei suport care va fi pusă la dispoziţia acţionarilor, conform legii.


2. Aprobarea datei de: (i) 11.04.2025 ca „Dată de Înregistrare“, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; şi (ii) 10.04.2025 ca data „Ex Date“, dată de la care instrumentele financiare se tranzacţionează fără drepturile care derivă din AGEA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.

3. Împuternicirea lui Florian-Daniel Pop, director general al societăţii, pentru a încheia şi / sau semna în numele societăţii şi / sau al acţionarilor societăţii hotărârea care urmează a fi adoptată de prezenta AGEA şi pentru a efectua toate formalităţile legale pentru înregistrare, publicitate, opozabilitate, executare şi publicare a hotărârilor adoptate, având posibilitatea sub- mandatării de terţe persoane.


Precizări privind şedinţa AGOA şi AGEA

a) Dreptul acţionarilor de a participa la Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor şi Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor

Data de Referinţă este data de 11 martie 2025. Numai persoanele care sunt acţionari ai Rompetrol Rafinare înregistraţi la această dată în Registrul acţionarilor Societăţii, ţinut şi eliberat de Depozitarul Central - SA, sunt îndreptăţiţi să participe şi îşi pot exercita dreptul de vot în cadrul prezentelor Adunări, conform prevederilor legale, personal (prin reprezentanţii legali) sau prin reprezentant (pe bază de Împuternicire specială/generală sau Declaraţie pe propria răspundere dată de custode) cu restricţiile legale, sau, înainte de Adunarea Generală Ordinară sau Adunarea Generală Extraordinară, prin corespondenţă (pe bază de Buletin de vot prin corespondenţă).

De asemenea, un acţionar poate fi reprezentat de o instituţie de credit care prestează servicii de custodie, care va putea vota în adunarea generală a acţionarilor pe baza instrucţiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fără a mai fi necesară întocmirea unei împuterniciri speciale sau generale de către acţionar. Custodele votează în AGOA şi AGEA exclusiv în conformitate şi în limita instrucţiunilor primite de la clienţii săi având calitatea de acţionari la Data de Referinţă.

Accesul în sala de şedinţe şi/sau votul prin corespondenţă al acţionarilor îndreptăţiţi să participe la data fixată pentru desfăşurarea AGOA şi AGEA este permis prin simpla probă a identităţii acestora făcută, în cazul acţionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini) şi, în cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, Paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini).

Reprezentanţii acţionarilor persoane fizice vor fi identificaţi pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini), însoţit de împuternicirea specială sau împuternicirea generală semnată de către acţionarul persoană fizică respectiv sau declaraţia pe propria răspundere dată de custode şi semnată de reprezentantul legal al acestuia.

Reprezentanţii acţionarilor persoane juridice îşi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini), însoţit de împuternicirea specială sau împuternicirea generală, semnată de reprezentantul legal al acţionarului persoană juridică respectiv sau declaraţia pe propria răspundere dată de custode şi semnată de reprezentantul legal al acestuia.

Calitatea de acţionar, precum şi, în cazul acţionarilor persoane juridice sau a entităţilor fără personalitate juridică, calitatea de reprezentant legal, se constată în baza listei acţionarilor Rompetrol Rafinare de la Data de Referinţă, primită de la Depozitarul Central SA.


În situaţia în care:


i) acţionarii persoane fizice nu şi-au înregistrat în sistemul Depozitarului Central SA, datele de identificare valabile şi actualizate (astfel încât Registrul Acţionarilor la Data de Referinţă să reflecte acest lucru), atunci vor prezenta şi copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/paşaport/permis de şedere);


ii) reprezentantul legal al acţionarilor persoane juridice nu este menţionat în lista acţionarilor Rompetrol Rafinare SA, de la Data de Referinţă primită de la Depozitarul Central SA, atunci vor prezenta şi un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal (dovada emisă de o autoritate competentă, în original sau copie conformă cu originalul, nu mai veche de 3 luni înainte de data publicării convocatorului prezentelor Adunări. Pentru Statul Român, calitatea de reprezentant legal se face cu copia decretului de numire emis de Preşedintele României (copie Monitorul Oficial în care a fost publicat sau extras dintr-un program legislativ), în scopul dovedirii calităţii de reprezentant legal al Ministerului Energiei).


Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.


Informaţii privind Împuternicirile generale, Împuternicirile speciale, Buletinele de vot prin corespondenţă şi Declaraţiile pe proprie răspundere sunt prezentate la pct. c) - e) de mai jos.

b) Documente aferente şi în legătură cu ordinea de zi a AGOA şi AGEA

Începând cu data de 18.02.2025, următoarele documente pot fi descărcate de pe website-ul Societăţii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Secţiunea Relaţia cu Investitorii/Adunarea Generală a Acţionarilor, sau pot fi obţinute, la cerere, în fiecare zilucrătoare, între orele 9.00 - 16.00, de la sediul societăţii, prin fax sau prin poştă:


- Convocatorul AGOA şi AGEA (disponibil în limba română şi limba engleză);


- Formularele de Împuterniciri speciale pentru reprezentarea acţionarilor în AGOA şi AGEA, formulare care vor fi actualizate dacă se vor adăuga noi puncte sau propuneri de hotărâri pe ordinea de zi (disponibile în limba română şi limba engleză);



- Formularele de Buletine de vot prin corespondenţă pentru participarea şi exprimarea votului acţionarilor în AGOA şi AGEA, care vor fi actualizate dacă se vor adăuga noi puncte sau propuneri de hotărâri pe ordinea de zi (disponibile în limba română şi limba engleză);



- Documentele şi materialele informative referitoare la punctele de pe ordinea de zi a Adunărilor; şi



- Proiectele de hotărâri pentru punctele de pe ordinea de zi a AGOA şi AGEA.



Dacă va fi cazul, ordinea de zi completată va fi publicată până cel târziu la data de 10 martie 2025, potrivit prevederilor legale.



c) Votul prin reprezentant în baza unei împuterniciri generale



În temeiul art. 105 alin. (10) din Legea nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă, reprezentarea acţionarilor în AGA se poate face şi prin alte persoane decât acţionarii, în baza unei împuterniciri speciale sau generale. Astfel acţionarul poate acorda o împuternicire generală a cărei durată de valabilitate nu va depăşi 3 ani, dacă părţile nu au prevăzut în mod expres un termen mai mare, permiţând reprezentantului său a vota în toate aspectele aflate în dezbaterea adunărilor generale ale acţionarilor a unuia sau mai multor emitenţi identificaţi în împuternicire, în mod individual sau printr-o formulare generică referitoare la o anumită categorie de emitenţi, inclusiv în ceea ce priveşte acte de dispoziţie, cu condiţia ca împuternicirea să fie acordată de către acţionar, în calitate de client, unui intermediar, în conformitate cu prevederile legale, sau unui avocat.



Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie să aibă calitatea fie de intermediar (conform prevederilor art. 2 alin. (1) pct. (19) din Legea nr. 24/2017, republicată), fie de avocat, iar acţionarul este client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie să se afle într-un conflict de interese, în conformitate cu dispoziţiile art. 105 alin. (15) din Legea nr. 24/2017, republicată, şi anume:



a) este acţionar majoritar al Rompetrol Rafinare sau a unei alte persoane controlate de respectivul acţionar;



b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Rompetrol Rafinare, al unui acţionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul acţionar;



c) este un angajat sau un auditor al societăţii ori al unui acţionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul acţionar;



d) este soţul, ruda sau afinul până la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevăzute mai sus.



Mandatarul nu poate fi substituit de o altă persoană decât în cazul în care acest drept i-a fost conferit în mod expres de către acţionar în împuternicire, fără ca aceasta să afecteze dreptul acţionarului de a desemna prin împuternicire unul sau mai mulţi împuterniciţi supleanţi care să îi asigure reprezentarea în AGA. În condiţiile în care mandatarul este o persoană juridică, aceasta poate să îşi exercite mandatul primit prin intermediul oricărei persoane ce face parte din organul său de administrare sau conducere sau dintre angajaţii săi.



Societatea nu impune un anumit format pentru Împuternicirea generală.



Împreună cu Împuternicirea generală, acţionarii vor transmite Societăţii declaraţia pe proprie răspundere dată de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit împuternicirea de reprezentare prin procură generală, semnată în original şi, după caz, ştampilată, din care să reiasă că:



a) Împuternicirea este acordată de respectivul acţionar, în calitate de client, intermediarului sau, după caz, avocatului;



b) Împuternicirea generală este semnată de acţionar, inclusiv prin ataşare de semnătură electronică extinsă, dacă este cazul.



Calitatea de acţionar, precum şi, în cazul acţionarilor persoane juridice sau al entităţilor fără personalitate juridică, calitatea de reprezentant legal se constată pe baza următoarelor documente prezentate Societăţii de către acţionar, emise de Depozitarul Central - S.A. sau de intermediarii definiţi la art. 2 alin. (1) pct. 19 din Legea nr. 24/2017, republicată, care furnizează servicii de custodie:



a) extrasul de cont din care rezultă calitatea de acţionar şi numărul de acţiuni deţinute;



b) documente care atestă înscrierea informaţiei privind reprezentantul legal la Depozitarului Central - SA / respectivii intermediari (în cazul acţionarilor persoane juridice).



Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României), vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.



Înainte de prima lor utilizare, Împuternicirile generale însoţite de documentele aferente se vor depune/expedia în copie cuprinzând menţiunea conformităţii cu originalul sub semnătura reprezentantului, astfel încât acestea să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 19.03.2025, ora 11.00 (ora României), pentru AGOA, menţionând pe plic în clar „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 21/24 MARTIE 2025“ şi, respectiv, până la data de 19.03.2025, ora 12:00, pentru AGEA menţionând pe plic în clar „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 21/24 MARTIE 2025“.



Împuternicirile generale în copie certificată vor fi reţinute de Societate, făcându-se menţiune despre acestea în procesul-verbal al AGOA şi AGEA. Împuternicirile generale sunt valabile pentru o perioadă care nu va putea depăşi 3 ani, dacă părţile nu au prevăzut în mod expres un termen mai mare.



Împuternicirile generale însoţite de documentele aferente pot fi transmise şi prin e-mail cu semnătură electronică extinsă conform Legii nr. 455/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi conform reglementărilor A.S.F. la adresa de e-mail Investor.Relations.RRC@rompetrol.com astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura societăţii până la data de 19 martie 2025, ora 11.00 (ora României) pentru AGOA, menţionând la subiect: „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 21/24 MARTIE 2025“, respectiv până la data de 19 martie 2025, ora 12.00 pentru AGEA, menţionând la subiect „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 21/24 MARTIE 2025“.



Verificarea şi validarea Împuternicirilor generale depuse la Societate se vor face de către secretarul tehnic, acesta urmând a păstra în siguranţă înscrisurile.



d) Votul prin reprezentant în baza unei Împuterniciri speciale şi votul prin corespondenţă



Acţionarii pot participa personal sau pot fi reprezentaţi în cadrul AGOA/AGEA de un reprezentant desemnat („Mandatar“) căruia i s-a acordat o Împuternicire specială, pe baza formularului de Împuternicire specială pus la dispoziţie de Societate, în conformitate cu art. 105 alin. (12) din Legea nr. 24/2017, republicată.



Împuternicirile speciale trebuie completate de către acţionar (în trei exemplare originale: un formular pentru acţionar, unul pentru mandatar şi unul pentru RRC), semnate şi trebuie să conţină instrucţiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA / AGEA pentru care Mandatarul urmează să voteze în numele acţionarului, cu precizarea clară a opţiunii de vot (adică vot „pentru“, „împotrivă“ sau menţiunea „abţinere“). Un acţionar poate fi reprezentat în AGOA / AGEA de către un singur Mandatar, având o Împuternicire specială acordată pentru AGOA / AGEA din data de 21/24.03.2025.



Acţionarii Societăţii înregistraţi la Data de Referinţă în Registrul acţionarilor eliberat de Depozitarul Central SA au posibilitatea de a vota prin corespondenţă, înainte de AGOA / AGEA, prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenţă.



Formularele de împuternicire specială şi Buletinele de voi plin corespondenţă, atât în limba în română, cât şi în limba engleză, se pot obţine de la sediul Societăţii situat la adresa menţionată mai sus la capitolul „Documente aferente AGA“ sau pot fi descărcate de pe website-ul Societăţii, https://rompetrol- rafinare.kmginternational.com, la secţiunea Relaţii cu Investitorii/Adunarea Generală a Acţionarilor începând cu data de 18.02.2025.



Împuternicirile speciale şi Buletinele de vot prin corespondenţă trebuie să aibă formatul pus la dispoziţie de Societate şi să conţină instrucţiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adică vot „pentru“, vot „împotrivă“ sau menţiunea „abţinere“).



Votul prin corespondenţă poate fi exprimat prin Buletinul de vot prin corespondenţă şi de către reprezentantul acţionarului numai în situaţia în care acesta:



a) a primit din partea acţionarului pe care îl reprezintă o împuternicire specială/generală care se depune la Societate în forma prevăzută de reglementările legale şi termenul precizat în convocator sau



b) reprezentantul este o instituţie de credit care prestează servicii de custodie, aceasta putând vota exclusiv în conformitate şi în limita instrucţiunilor primate de la clienţii săi având calitatea de acţionari la Data de Referinţă.


Calitatea de acţionar, precum şi, în cazul acţionarilor persoane juridice sau al entităţilor fără personalitate juridică, calitatea de reprezentant legal al acţionarilor persoane juridice se constată în baza listei acţionarilor Rompetrol Rafinare SA primite de la Depozitarul Central SA, de la Data de Referinţă.



În situaţia în care:


i) acţionarii persoane fizice nu şi-au înregistrat în sistemul Depozitarului Central SA datele de identificare valabile şi actualizate, atunci vor prezenta şi copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/paşaport/permis de şedere);
ii) reprezentantul legal al acţionarilor persoane juridice nu este menţionat în lista acţionarilor Societăţii de la Data de Referinţă primită de la Depozitarul Central SA, atunci vor prezenta şi un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului Împuternicirii speciale/Buletinului de vot prin corespondenţă (dovadă emisă de o autoritate competentă, în original sau copie conformă cu originalul, nu mai veche de 3 luni înainte de data publicării convocatorului prezentelor Adunări).


Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României), vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat în limba română sau în limba engleză.


În cazul AGOA, pentru punctul 1 de pe ordinea de zi pentru care votul este secret, se vor folosi formularele de Împuternicire specială / Buletin de vot prin corespondenţă dedicat acestui punct, disponibilizate de Societate; pentru celelalte puncte (anume punctele 2 şi 3) de pe ordinea de zi a AGOA, se vor folosi formularele de Împuternicire specială/Buletin de vot prin corespondenţă dedicate acestor puncte, disponibilizate, de asemenea, de Societate.


În cazul AGEA, pentru toate punctele de pe ordinea de zi se va folosi un singur formular de Împuternicire specială / Buletin de vot prin corespondenţă, disponibilizat de societate.

La completarea Împuternicirilor speciale / Buletinelor de vot prin corespondenţă, acţionarii sau, după caz, reprezentanţii acţionarilor sunt rugaţi să ţină cont de posibilitatea completării ordinii de zi a AGOA şi / sau AGEA cu noi puncte sau propuneri de hotărâri, caz în care ordinea de zi va fi completată şi pusă la dispoziţie prin metodele arătate la pct. b) începând cu data de 10.03.2025.


Pentru AGOA, Împuternicirea specială / Buletinul de vot prin corespondenţă dedicate punctului 1, completate de acţionari sau, după caz, de reprezentanţii acţionarilor cu opţiunile de vot ale acestora (respectiv vot „pentru“, vot „împotrivă“ sau menţiunea „abţinere“), semnate, în original, însoţite de documentele aferente se vor introduce într-un plic separat, închis, menţionând pe plic în clar „Confidenţial - Instrucţiuni de vot secret pentru punctul 1 - Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor din data de 21/24 martie 2025“ şi care va fi introdus, la rândul lui, în plicul conţinând Împuternicirea specială/Buletinul de vot prin corespondenţă dedicate celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA şi documentele aferente; acestea vor fi transmise pentru a fi înregistrate la registratura Societăţii până cel târziu în data de 19 martie 2025, ora 11:00 (ora României), menţionând pe plic în clar „ÎMPUTERNICIRI SPECIALE/BULETINE DE VOT PRIN CORESPONDENŢĂ - PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 21/24 MARTIE 2025“.

Pentru AGEA, Împuternicirea specială / Buletinul de vot prin corespondenţă şi documentele aferente vor fi transmise pentru a fi înregistrate la registratura Societăţii până cel târziu în data de 19 martie 2025, ora 12.00 (ora României), menţionând pe plic în clar „ÎMPUTERNICIRE SPECIALĂ / BULETIN DE VOT PRIN CORESPONDENŢĂ - PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 21/24 MARTIE 2025“.

Împuternicirile speciale şi Buletinele de vot prin corespondenţă pot fi transmise şi prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată, precum şi conform reglementărilor A.S.F., la adresa: carmen.chitu@rompetrol.com, astfel:

- pentru AGOA, Împuternicirea specială / Buletinul de vot prin corespondenţă dedicate punctului 1, completate de acţionari sau, după caz, reprezentanţii acţionarilor cu opţiunile acestora („pentru“, vot „împotrivă“ sau menţiunea „abţinere“), semnate, având ataşată semnătura electronică extinsă, şi documentele aferente se vor transmite într-un email separat, menţionând la subiect „Confidenţial - Instrucţiuni de vot secret pentru punctul 1 - Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor din data de 21/24 martie 2025“, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 19 martie 2025, ora 11.00 (ora României);

- pentru AGOA, Împuternicirea specială / Buletinul de vot prin corespondenţă dedicate punctelor 2 şi 3 de pe ordinea de zi completate de acţionari sau, după caz, de reprezentanţii acţionarilor cu opţiunile acestora (vot „pentru“, vot „împotrivă“ sau menţiunea „abţinere“), semnate, având ataşată semnătura electronica extinsă, însoţite de documentele aferente se vor transmite într-un e-mail, menţionând la subiect „Pentru Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor din data de 21/24 martie 2025“, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 19 martie 2025, ora 11.00 (ora României);

- pentru AGEA, Împuternicirea specială / Buletinul de vot prin corespondenţă completate de acţionari sau, după caz, de reprezentanţii acţionarilor cu opţiunile acestora (vot „pentru“, vot „împotrivă“ sau menţiunea „abţinere“), semnate, având ataşată semnătura electronică extinsă însoţite de documentele aferente se vor transmite într-un e-mail menţionând la subiect „Pentru Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor din data de 21/24 martie 2025“, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 19 martie 2025, ora 12.00 (ora României).

Împuternicirile speciale şi Buletinele de vot prin corespondenţă care nu sunt înregistrate la registratura Societăţii/adresa de e-mail menţionată la paragraful anterior până la momentele menţionate mai sus nu vor fi luate în calcul pentru determinarea cvorumului de prezenţă şi de vot în AGOA şi AGEA.


În cazul în care Împuternicirea specială a fost transmisă societăţii prin e-mail, Mandatarii vor preda secretariatului tehnic şi originalul procurii speciale.


Acţionarii sau, după caz, reprezentanţii acţionarilor sunt rugaţi să ţină cont de posibilitatea completării ordinii de zi a AGOA şi / sau AGEA. În acest caz, Împuternicirile special / Buletinele de vot prin corespondenţă vor fi actualizate şi puse la dispoziţie prin metodele arătate la pct. b) începând cu data de 10.03.2025.

Împuternicirea specială este valabilă doar pentru AGA pentru care a fost solicitată; reprezentantul are obligaţia să voteze în conformitate cu instrucţiunile formulate de acţionarul care l-a desemnat, sub sancţiunea anulării votului


În general, un acţionar poate împuternici un singur reprezentant să îl reprezinte în AGA. Cu toate acestea, împuternicirea poate nominaliza unul sau mai mulţi reprezentanţi supleanţi care să îi asigure reprezentarea în adunarea generală în cazul în care reprezentantul principal menţionat mai sus este în imposibilitate de a-şi îndeplini mandatul. În cazul în care prin împuternicire sunt desemnaţi mai mulţi reprezentanţi supleanţi, se va stabili ordinea în care aceştia îşi vor exercita mandatul.
În situaţia în care acţionarul care şi-a exprimat votul prin corespondenţă participă personal sau prin reprezentant la AGOA / AGEA, votul prin corespondenţă exprimat pentru acea adunare generală este anulat. În acest caz va fi luat în considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.

Dacă persoana care reprezintă acţionarul prin participare personală la adunarea generală este alta decât cea care a exprimat votul prin corespondenţă, atunci, pentru valabilitatea votului său, va prezenta la adunarea generală o revocare scrisă a votului prin corespondenţă semnată de acţionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenţă. Dacă acţionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generală, acest lucru nu mai este necesar.

Centralizarea, verificarea şi ţinerea evidenţei formularelor de vot prin corespondenţă, precum şi verificarea şi validarea împuternicirilor speciale depuse la Societate se vor face de către secretarul tehnic, acesta urmând a păstra în siguranţă înscrisurile, precum şi confidenţialitatea voturilor astfel exprimate, până la momentul supunerii la vot a subiectelor corespunzătoare ordinii de zi.

e) Declaraţiile pe propria răspundere

În cazul în care un acţionar este reprezentat de o instituţie de credit care prestează servicii de custodie, aceasta va putea vota în AGOA, respectiv AGEA pe baza instrucţiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fără a mai fi necesară întocmirea unei împuterniciri speciale sau generale de către acţionar. Custodele votează în AGOA, respectiv AGEA exclusiv în conformitate şi în limita instrucţiunilor primite de la clienţii săi având calitatea de acţionari ai societăţii la Data de Referinţă.

Instituţia de credit poate participa şi vota în AGOA, respectiv AGEA în condiţiile în care prezintă o Declaraţie pe propria răspundere şi în care se precizează:

a) în clar, numele/denumirea acţionarului în numele căruia instituţia de credit participă şi votează în cadrul AGOA, respectiv AGEA;

b) instituţia de credit prestează servicii de custodie pentru respectivul acţionar;

c) în clar, numele persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajaţii instituţiei de credit ce va reprezenta instituţia de credit în AGOA, respectiv AGEA.


Documentele ce însoţesc Declaraţia pe propria răspundere:

- un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului Declaraţiei pe propria răspundere (dovada emisă de o autoritate competentă, în original, sau copie conformă cu originalul, nu mai veche de 3 luni înainte de data publicării convocatorului AGOA şi AGEA);


- copia actului de identitate al persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajaţii instituţiei de credit, nominalizate în Declaraţia pe propria răspundere, ce va reprezenta instituţia de credit în AGOA şi AGEA.


Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României), vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.


Declaraţia pe propria răspundere, semnată de reprezentantul legal al instituţiei de credit, în original, însoţită de documentele aferente vor fi depuse/expediate astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 19 martie 2025, ora 11.00, menţionând pe plic în clar „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 21/24 MARTIE 2025“, respectiv până la data de 19 martie 2025, ora 12.00, menţionând pe plic în clar „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 21/24 MARTIE 2025“.


Declaraţiile pe propria răspundere, semnate, însoţite de documentele aferente pot fi transmise şi prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, precum şi conform reglementărilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@.rompetrol.com menţionând la subiect: „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 21/24 MARTIE 2025“, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 19.03.2025, ora 11.00 (ora României), pentru AGOA, respectiv menţionând la subiect: „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 21/24 MARTIE 2025“, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 19.03.2025, ora 12.00 (ora României), pentru AGEA.


Verificarea şi validarea Declaraţiilor pe propria răspundere depuse la Societate se vor face de către secretarul tehnic desemnat potrivit legii, acesta urmând a păstra în siguranţă înscrisurile.


f) Dreptul acţionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi şi de a prezenta proiecte de hotărâri pentru punctele existente sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi Acţionarii reprezentând, individual sau împreună, cel puţin 5% din capitalul social al Societăţii au dreptul, în condiţiile legii, să solicite introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA şi/sau AGEA, precum şi să prezinte proiecte de hotărâri pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a acestora, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire/curierat, menţionând pe plic în clar „Pentru Adunarea Generală Ordinară/Extraordinară a Acţionarilor din data de 21/24.03.2025“, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 03.03.2025, ora 16.00.


Fiecare nou punct propus trebuie să fie însoţit de o justificare sau de un proiect de hotărâre propus spre aprobarea adunării.


Propunerile vor fi însoţite de următoarele documente:



a) propunerea propriu-zisă (sub semnătură autorizată şi ştampilă, unde este cazul);



b) următoarele documente emise de Depozitarul Central SA sau de intermediarii definiţi la art. 2 alin. (1) pct. 19 din Legea 24/2017, republicată, care furnizează servicii de custodie;



- extrasul de cont din care rezultă calitatea de acţionar şi numărul de acţiuni deţinute, în original sau copie conformă cu originalul;



- documente care atestă înscrierea informaţiei privind reprezentantul legal al acţionarului la Depozitarul Central SA, respectivii participanţi, în original sau copie conformă cu originalul.



Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României), vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.



g) Dreptul acţionarilor de a adresa întrebări referitoare la ordinea de zi



Orice acţionar interesat are dreptul de a adresa întrebări privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA, respectiv AGEA; întrebările vor fi transmise în scris şi vor fi depuse / expediate astfel încât acestea să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 03.03.2025, ora 16:00, menţionând pe plic în clar „Pentru Adunarea Generală Ordinară / Extraordinară a Acţionarilor din data de 21/24.03.2025“.



Răspunsurile vor fi disponibile pe website-ul Societăţii, https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Secţiunea Relaţia cu Investitorii/Adunarea Generală a Acţionarilor începând cu data de 19 martie 2025, ora 18.00.



Dreptul de a adresa întrebări şi obligaţia Societăţii de a răspunde vor fi condiţionate de protejarea confidenţialităţii şi a intereselor societăţii.



Pentru exerciţiul valid al drepturilor menţionate la lit. f) şi g), acţionarii vor transmite Societăţii următoarele documente emise de Depozitarul Central SA sau de intermediarii definiţi la art. 2 alin. (1) pct. 19 din Legea nr. 24/2017, republicată, care furnizează servicii de custodie:



a) extrasul de cont din care rezultă calitatea de acţionar şi numărul de acţiuni deţinute;



b) documente care atestă înscrierea informaţiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central SA / respectivii intermediari (în cazul acţionarilor persoane juridice).



Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României), vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.



La data convocării, capitalul social înregistrat al Rompetrol Rafinare SA este de 2.655.920.572,60 lei, şi este format din 26.559.205.726 acţiuni dematerializate, cu valoare nominală de 0,10 lei, fiecare acţiune dând dreptul la un vot în Adunarea Generală a Acţionarilor.


Informaţii suplimentare se pot obţine la telefon 0241/506.553, în zilele lucrătoare între orele 9:00-16:00 şi de pe website-ul Societăţii, https://rompetrol- rafinare.kmginternational.com, secţiunea Relaţia cu Investitorii, subsecţiunea Adunarea Generală a Acţionarilor.


De asemenea, la adresa https://rompetrol- rafinare.kmginternational.com, secţiunea Relaţia cu Investitorii este postată o notă de informare cu privire la drepturile ce revin acţionarilor în cadrul prelucrării de către Societate a datelor lor cu caracter personal, potrivit Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE.


Convocatorul a fost publicat în Monitorul Oficial partea a IV-a cu numărul 771 din data de 17 februarie 2025.
 

Despre Rompetrol Rafinare SA

Potrivit termene.ro, platformă consultată vineri, 21 februarie 2025, firma Rompetrol Rafinare SA a fost înființată în anul 1991, adresa sediului social este la Năvodari, în județul Constanța, iar obiectul principal de activitate este „Fabricarea produselor obținute din prelucrarea țițeiului“.

Pachetul de acțiuni al Rompetrol Rafinare SA este deținut de KMG International NV (48,1136%), Statul Român reprezentat de Ministerul Energiei (44,6959%) și de Listă Acționari (7,19%).

Conform sursei citate mai sus, administratori sunt Sergey Khegay (cu cetățenie cazahă), Tamila Mikulich (cu cetățenie ucraineană), Pavel Romanenko (cu cetățenie cazahă), Constantin Saragea, Nicolae - Bogdan - Codruț Stănescu, Bogdan - Cătălin Steriopol și Adrian Tohănean.

În 2023, Rompetrol Rafinare SA a avut o cifră de afaceri de 17.120.703.327 lei, o pierdere de 550.355.167 lei, iar numărul mediu de angajați a fost 1.124.



Platforma termene.ro informează și că, din 2007 și până în prezent, Rompetrol Rafinare SA nu are contracte câștigate - achiziții directe, dar are cinci contracte câștigate - achiziții publice, potrivit informațiilor publice din SICAP/SEAP (data ultimei actualizări - 20 februarie 2025).

PRECIZĂRI:

Legea 190 din 2018, la articolul 7, menţionează că activitatea jurnalistică este exonerată de la unele prevederi ale Regulamentului GDPR, dacă se păstrează un echilibru între libertatea de exprimare şi protecţia datelor cu caracter personal.

Informațiile din prezentul articol sunt de interes public și sunt obținute din surse publice deschise.

Sursa foto (cu rol ilustrativ): ZIUA de Constanța


Citește și:

Firme Constanța
Membri noi în CA-ul Rompetrol Rafinare SA